Project Management (Alison.com) – Part 2

Part 1 ကို ဒီမွာႏွိပ္ၿပီးဖတ္ပါ။

Part 1 တုန္းက Project Management အေၾကာင္းျခံဳၿပီးေျပာသြားတယ္။ Project Management ဆိုတာဘာလဲ၊ ဘယ္တုန္းကစေပၚတာလဲနဲ႔ Project Manager တစ္ေယာက္နဲ႔ Interview ထားတာကို ေျပာသြားတယ္။ Project တစ္ခုလုပ္ရင္ အခ်ိန္နဲ႔ေငြဟာအေရးႀကီးဆံုးထဲမွာပါတယ္ဆို မမွားႏိုင္ပါဘူး။ ဘယ္Project ျဖစ္ျဖစ္ပါ။ အဲ့ေနာက္မွာမွ Resources ေတြ၊ Constraints ေတြ၊ Activities ေတြနဲ႔ Procedure စတာေတြကို ထည့္ၿပီးစဥ္းစားရမွာအမွန္ပဲ။ Project Management အေၾကာင္းေလ့လာရင္ GANTT Chart, CPM, PERT စတဲ့ စကားလံုးေတြ မသိလို႔မရပါဘူး။ အဲ့ဒါေတြကိုလည္း ေနာက္ပိုင္းမွာ အမ်ားႀကီးေတြ႕ရဦးမွာပါ။ Interview မွာကေတာ့ Project Manager တစ္ေယာက္ ဘာေတြလုပ္၊ ဘာေတြသံုး၊ ဘာေတြျပႆနာေတြ႕တယ္ဆိုတာ သိရံု ေျပာျပထားတာေတြ႕ရပါတယ္။ ကဲ… Part 2 ကို ဆက္ေျခတက္ၾကရေအာင္ဗ်ာ။

Part 2 မွာေတာ့ Project Management Methodology ကို ရွင္းျပထားၿပီး Project တစ္ခုကို ဘယ္လို Phase ခြဲမလဲဆိုတာကို ေျပာျပထားပါတယ္။ ၿပီးေတာ့ အဲ့ Phase တစ္ခုခ်င္းစီကို အၾကမ္းဖ်င္း အဓိပၸာယ္ဖြင့္ျပထားတာ ေတြ႕ရမွာပါ။ ဆက္ေလ့လာၾကည့္ၾကရေအာင္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

02 – Project Management Methodology

Project Management နည္းပညာ (Methodology)

          IT resource ျပန္လည္သံုးသပ္ခ်က္တြင္ Project Management ၏အဆင့္ (phase) မ်ားကို ေဖာ္ျပ ထားသည္။ ပထမဦးဆံုးအေနႏွင့္ မည္သည့္ အဆင့္သည္ ကုန္က်စရိတ္အမ်ားဆံုးျဖစ္မည္ကို ႀကိဳတင္ သံုးသပ္ၾကည့္ပါ။ အဘယ့္ေၾကာင့္နည္း။ မည္သည့္အဆင့္သည္ ကုန္က်စရိတ္အသက္သာဆံုးျဖစ္မည္နည္း။ ေအာက္ေဖာ္ျပပါပံုကို အသံုးျပဳပါ။

          Project တစ္ခုကို Manage ျပဳလုပ္ရာတြင္ ထင္ရွားသည့္ အဆင့္အခ်ိဳ႕ ရွိပါသည္။ အဆင့္ခြဲပံုခြဲနည္း အမ်ိဳးမ်ိဳးရွိေပလိမ့္မည္။ သို႔ေသာ္ ျခံဳငံုၾကည့္ပါက ေအာက္ေဖာ္ျပပါအဆင့္မ်ား အတိုင္း ခြဲျခားႏိုင္ပါသည္။

Phase 1 – စံုစမ္းစစ္ေဆးျခင္း (Investigation)

Phase 2 – အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းႏွင့္ ဒီဇိုင္းေရးဆြဲျခင္း (Planning and Design)

Phase 3 – ထုတ္လုပ္မႈ (Production)

Phase 4 – ေစာင့္ၾကည့္စစ္ေဆးမႈႏွင့္ ဆန္းစစ္အကဲျဖတ္ျခင္း (Monitoring and Evaluation)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္(၁) စံုစမ္းစစ္ေဆးျခင္း (Investigation)

          Project တစ္ခုကို သတ္မွတ္ၿပီးသည္ႏွင့္ ဆက္လုပ္ရန္ သင့္မသင့္ အက်ိဳးရွိ၊မရွိကို သိရွိႏိုင္ရန္ အတြက္ သုေသတနျပဳလုပ္ရန္ လိုပါသည္။

ဤအဆင့္တြင္

• ပဏာမ လုပ္ငန္းအပ္ႏွံျခင္း (Initial Comissioning)
• ပဏာမ ရည္မွန္းခ်က္ႏွင့္ ပန္းတိုင္ကို သိရွိေအာင္ ခြဲျခားသတ္မွတ္ျခင္း (Goals and Aims)
• Project ၿပီးေျမာက္ေစရန္ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မည့္ နည္းလမ္းမ်ားကို ေဖာ္ထုတ္စစ္ေဆးျခင္း

တို႔ပါဝင္ၿပီး အျမင့္ဆံုးစီမံခန္႔ခြဲႏိုင္သူမ်ား (Top Level Management) သို႔မဟုတ္ မဟာဗ်ဴဟာခ်မွတ္သူမ်ား (Strategic Planners) တို႔မွ ေဆာင္ရြက္ရပါလိမ့္မည္။

ဤအဆင့္မွ Project အဖြဲ႕ဝင္မ်ားႏွင့္ Project Manager တို႔ကို Project ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည္မ်ားကို အေသးစိတ္ အက်ဥ္းခ်ံဳး၍ အခ်က္အလက္မ်ား (Project Brief) ေပးပါလိမ့္မည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္(၂) အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းႏွင့္ ဒီဇိုင္းေရးဆြဲျခင္း (Planning and Design)

          ဤအဆင့္သည္ ေနာက္ဆက္လာမည့္ အဆင့္မ်ားအတြက္ အေျခခံအုတ္ျမစ္ျဖစ္ေသာေၾကာင့္ အေရးပါလွပါသည္။ ဤအဆင့္၏အဓိကရည္ရြယ္ခ်က္မွာ လုပ္ငန္းတာဝန္မ်ားကို သတ္မွတ္ကာလႏွင့္ သတ္မွတ္ေငြေၾကးအတြင္း ၿပီးစီးႏိုင္ေစရန္ျဖစ္သည္။

 

ဤအဆင့္တြင္

• Project ကို တိက်စြာအဓိပၸာယ္သတ္မွတ္ရန္၊ မည္သည့္ရည္မွန္းခ်က္မ်ား ျပည့္မွီေစေရးကို အတိအက် သတ္မွတ္ရန္။
• Project ကို လုပ္ေဆာင္ရမည့္အပိုင္းမ်ား ၊ လုပ္ေဆာင္ရမည့္ တာဝန္မ်ားအျဖစ္ ခြဲေဝ သတ္မွတ္ေပးရန္။ (Break Project Into Tasks or Activities & Define Purpose of Each)
• အလုပ္တစ္ခုခ်င္းစီအတြက္ အနည္းဆံုးၾကာခ်ိန္ႏွင့္ အမ်ားဆံုးၾကာခ်ိန္ကို ခန္႔မွန္းရန္။
• Project ကို သတ္မွတ္ကာလအပိုင္းအျခားအတြင္း မည္သည့္လုပ္ငန္းမ်ား ၿပီးစီးရမည္ကို အခ်ိန္ အပိုင္းအျခားႏွင့္တြဲ၍ သတ္မွတ္ေပးရန္။ (Milestones & Key Time Markers To Keep Project on Schedule)
• လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ရမည့္ အစဥ္ႏွင့္ ၄င္းအစဥ္ေပၚတြင္ သက္ေရာက္မႈရွိႏိုင္သည့္ ကန္႔သတ္ ခ်က္မ်ားကို ရွာေဖြေဖာ္ထုတ္ထားရန္။ ဥပမာ – ပထမလုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား ၿပီးေျမာက္မွသာ စတင္လာႏိုင္မည့္ကိစၥမ်ား၊ (သို႔မဟုတ္) သတ္မွတ္အရင္းအျမစ္ ရွိမွသာ စတင္ႏိုင္မည့္ လုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား။

ဤအခ်က္တြင္

• မည္သည့္လုပ္ငန္းမ်ားသည္ အျခားလုပ္ငန္းမ်ား မစတင္မီ ႀကိဳတင္ၿပီးစီးေနရန္ လိုအပ္သည္ကို ဆံုးျဖတ္ခ်က္ခ်ျခင္း။
• ၿပိဳင္တူေဆာင္ရြက္ႏိုင္ေသာ လုပ္ငန္းမ်ားႏွင့္ အျခားလုပ္ငန္းအေပၚ မွီခိုေဆာင္ရြက္ရန္ လိုေသာ လုပ္ငန္းမ်ားကို ခြဲျခားသတ္မွတ္ျခင္း။
• အရင္းအျမစ္၊ လူအင္အား၊ ကုန္ၾကမ္းပစၥည္း၊ စက္ပစၥည္းမ်ားကို ခြဲေဝသတ္မွတ္ေပးျခင္း။
• အရင္းအျမစ္မ်ား၏ ကုန္က်စားရိတ္ကို ခန္႔မွန္းတြက္ခ်က္ျခင္း။
• ျပကၡဒိန္ေပၚတြင္ ရက္စြဲႏွင့္ ျဖစ္စဥ္မ်ားအတြက္ ႀကိဳတင္ခ်မွတ္ျခင္း။

တို႔ပါဝင္ေပလိမ့္မည္။

ဤအဆင့္၏အဆံုးသတ္၌ရရွိမည့္ ရလဒ္တြင္

• စီမံအုပ္ခ်ဳပ္ေရးအဖြဲ႕ ျပန္လည္သံုးသပ္ရန္ Project Plan
• GANTT Chart
• PERT Diagram, including a Critical Path, or a Network Diagram

တို႔ပါဝင္မည္ ျဖစ္သည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္(၃) ထုတ္လုပ္မႈ (Production)

ဤအဆင့္သို႔ ေရာက္ရွိလာၿပီဆိုပါလွ်င္ စီမံခ်က္ကို လက္ေတြ႕အေကာင္အထည္ေဖာ္ ေဆာင္ရြက္ကာ လုပ္ငန္းစတင္ လည္ပတ္ေနၿပီျဖစ္သည္။ လုပ္ငန္းၿပီးဆံုးေအာင္ေဆာင္ရြက္ကာ ဝယ္ယူသူ (Clients) ၏ လက္ထဲသို႔ အဆင္သင့္လႊဲေျပာင္းေပးႏိုင္ရန္ ဤအဆင့္တြင္ ေဆာင္ရြက္ရသည္။ တစ္နည္းဆိုရေသာ္ ဤအဆင့္ၿပီးဆံုးခ်ိန္တြင္ လုပ္ငန္းသည္လည္း ၿပီးစီးေအာင္ျမင္ရမည္ျဖစ္သည္။ (Provide Completed Project, Ready To Be Handed Over To Client)

ဤအဆင့္တြင္

• အရင္းအျမစ္မ်ား ခ်ထားေပးျခင္း။
• လုပ္ငန္းမ်ား အၿပီးသတ္ ေဆာင္ရြက္ျခင္း။
• ေစာင့္ၾကပ္ၾကည့္ရႈျခင္း၊ ႀကီးၾကပ္ကြပ္ကဲျခင္း၊ Project ၏ ေဆာင္ရြက္မႈအဆင့္ဆင့္ကို GANTT Chart ေပၚတြင္ မွတ္တမ္းတင္ျခင္း။
• ႀကိဳတင္ေရးဆြဲထားသည္ အစီအစဥ္ႏွင့္ လက္ရွိလုပ္ငန္းၿပီးစီးမႈ အတိုင္းအတာကို သတ္မွတ္ခ်ိန္ႏွင့္ ျပန္လည္တိုက္၍စစ္ေဆးျခင္း။
• ၿပီးစီးမႈအခ်ိန္ဇယားကို လက္ရွိအေျခအေနႏွင့္ ကိုက္ညီမႈ ရွိေစရန္ ျပန္လည္သံုးသပ္ ေရးဆြဲျခင္း။
• အရင္းအျမစ္မ်ားကို အေလအလြင့္မရွိေစရန္ ေစာင့္ၾကည့္စစ္ေဆးျခင္း၊ သတ္မွတ္ကုန္က်စရိတ္ ထက္ ပိုမိုကုန္က်မႈမရွိေစရန္ ထိန္းသိမ္းျခင္း။
• သတ္မွတ္ရည္မွန္းခ်က္ႏွင့္ အခ်ိန္ကိုက္ညီမႈရွိေစရန္ ေဆာင္ရြက္ျခင္း။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္ (၄) ေစာင့္ၾကည့္စစ္ေဆးမႈႏွင့္ ဆန္းစစ္အကဲျဖတ္ျခင္း (Monitoring and Evaluation)

As part of the evaluation and monitoring phase of Project Management the project team is decommissioned or reassigned new tasks.

          ဤအဆင့္၏အစပိုင္းသည္ Project ကို လႊဲေျပာင္းလက္ခံျခင္းပင္ ျဖစ္သည္။ Project တစ္ခုသည္ ပံုေသအားျဖင့္ ပစၥည္းတစ္ခုသာ ေနာက္ဆံုးရလဒ္အျဖစ္ ထြက္လာမည္ဟု တသမတ္တည္း သတ္မွတ္ ႏိုင္လိမ့္မည္ မဟုတ္ေပ။ မည္သို႔ပင္ဆိုေစကာမူ ဤအဆင့္သို႔ ေရာက္လွ်င္ Project ၏ ရည္မွန္းခ်က္ ျပည့္မွီၿပီး ျဖစ္ရမည္။

Project ကို မိမိတို႔ေဖာက္သည္ဆီသို႔ လႊဲေျပာင္းၿပီးသည့္အခါတြင္ Project အဖြဲ႕တစ္ခုလံုးကို ပယ္ဖ်က္သည္ျဖစ္ေစ၊ လုပ္ငန္းအသစ္ ေျပာင္းေရြ႕သတ္မွတ္ေပးသည္ျဖစ္ေစ၊ အျခား Project အဖြဲ႕မ်ားႏွင့္ တြဲဖက္ေပးသည္ျဖစ္ေစ၊ ေဆာင္ရြက္ေလ့ရွိသည္။ အခ်ိဳ႕အဖြဲ႕ဝင္မ်ားမွာမူ ေစာင့္ၾကည့္ျခင္းႏွင့္ လုပ္ငန္း အဆံုးသတ္ျခင္း၊ သို႔မဟုတ္ ၿပီးစီးေရး လုပ္ငန္းမ်ားေစာင့္ၾကပ္ၾကည့္ရႈရာတြင္ အေထာက္အကူျပဳရန္ ဆက္လက္တာဝန္ယူရသည္။

ဤေနရာသို႔ေရာက္ရွိလာသည့္အခါ Project ၏ေအာင္ျမင္မႈကို စီမံခန္႔ခြဲမႈအပိုင္းမွ အကဲျဖတ္ မည္ျဖစ္သည္။ (Success of Project is Assessed). ဤသို႔အကဲျဖတ္ေဆာင္ရြက္ျခင္းကို လိုအပ္ခ်က္အရ ထိေရာက္မႈရွိျခင္း (Elements of Efficiency) ႏွင့္ ထိေရာက္မႈအပိုင္း (Effectiveness) ေပၚမူတည္၍

• အရည္အေသြး (Quality)

ရည္မွန္းခ်က္ ျဖည့္ဆည္းႏိုင္မႈ အေျခအေနႏွင့္ ေနာက္ဆံုးထြက္ကုန္၏ အရည္အေသြးကို အကဲျဖတ္ျခင္း။

• ကုန္က်စရိတ္ (Cost)

ခန္႔မွန္းထားသည့္ အရင္းအျမစ္ကိုသာ အသံုးျပဳ၍ ခန္႔မွန္း ကုန္က်စရိတ္ အတြင္း Project ကိုေအာင္ျမင္ခဲ့မႈ ရွိ၊မရွိ စစ္ေဆးျခင္း။

• အခ်ိန္ (Time)

သတ္မွတ္ကာလ သတ္မွတ္ရက္အတြင္ Project ၿပီးဆံုးမႈ ရွိ၊မရွိ ႏွင့္ အျဖစ္ႏိုင္ဆံုး Project အတြက္ အနည္းဆံုးၾကာခ်ိန္ အတြင္း ၿပီးစီးမႈရွိ၊ မရွိဆန္းစစ္ျခင္း။

• အခ်ိန္ႏွင့္ တေျပးညီေဆာင္ရြက္ႏိုင္ျခင္း (Timeliness)

စီစဥ္ခဲ့သည့္ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားကို အခ်ိန္ႏွင့္ တေျပးညီေဆာင္ရြက္ႏိုင္ခဲ့မႈ အတိုင္းအတာ မည္မွ် ရွိခဲ့သည္ကို စစ္ေဆးျခင္း။

• တိက်မွန္ကန္မႈ (Accuracy)

ထုတ္လုပ္ခဲ့သည့္ ထြက္ကုန္တြင္ အမွားပါဝင္ခဲ့ျခင္း ရွိ၊မရွိ။

• ထိုက္သင့္ေလ်ာ္ညီမႈ (Relavance)

ဝယ္သူ၏ လုိအပ္ခ်က္မ်ားသာ ထြက္ကုန္/project တြင္ ပါဝင္မႈရွိသည့္ အတိုင္းအတာ။

• ၿပီးျပည့္စံုမႈ (Completeness)

ဝယ္ယူသူအလုပ္ၿပီးေျမာက္ႏိုင္မည့္၊ ဆံုးျဖတ္ခ်က္ခ်ႏိုင္မည့္၊ အသံုးဝင္မည့္၊ လိုအပ္သည့္ အရာအားလံုး ပါဝင္ျခင္း ရွိ၊မရွိ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××