Project Management (Alison.com) – Part 6

အသံုးျပဳမႈမတူညီသည့္ အသံုးျပဳသူမ်ားအတြက္ စာရြက္စာတမ္းမ်ား (Documentation for Different Users)

          အသံုးျပဳသူမ်ားႏွင့္ ၄င္းတို႔အတြက္လိုအပ္သည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားကို ခြဲျခားသိရွိရန္ အေရးႀကီးသည္။ အသံုးျပဳသူမ်ားသည္ စနစ္တစ္ခုကို အသံုးျပဳရန္ ယင္းတို႔တြင္လိုအပ္သည့္ ဗဟုသုတအဆင့္အတန္းေပၚမူတည္၍ အမ်ိဳးအစားခြဲျခားႏိုင္သည္။

၁။ လူသစ္ (Novice)
အျမန္စတင္အသံုးနည္း (Quick Start Guides) ၊ အျပစ္ရွာနည္းအႀကံျပဳခ်က္မ်ား (Troubleshooting Tips) ၊ အေျခခံလုပ္ေဆာင္မႈအတြက္ အဆင့္ဆင့္အသံုးျပဳနည္း လမ္းညႊန္စာေစာင္ (User Manuals That Explain Basic Processes in Detail) တို႔လိုအပ္လိမ့္မည္။

၂။ အလယ္အလတ္ (Intermediate)
နဂိုဗဟုသုတရွိသူဟု သတ္မွတ္ထားသည့္ ပို၍အေသးစိတ္က်ေသာ အသံုးျပဳနည္း လမ္းညႊန္စာေစာင္ (More Detailed User Manuals Which Assume Some Prior Knowledge) ၊ အျပစ္ရွာနည္း အႀကံျပဳခ်က္မ်ားႏွင့္ ရိုးရွင္းသည့္နည္းပညာဆိုင္ရာ လမ္းညႊန္မႈမ်ား (Troubleshooting Guides and Simple Technical Guides) လိုအပ္လိမ့္မည္။

၃။ ကၽြမ္းက်င္သူ (Expert)
ပိုမိုရႈပ္ေထြးအေသးစိတ္က်သည့္ အခ်က္အလက္မ်ားကို ရွင္းျပထားသည့္ လမ္းညႊန္ခ်က္မ်ား (Manuals with Explanation of Complex or Advanced Features) လိုအပ္လိမ့္မည္။

သို႔တည္းမဟုတ္။ အသံုးျပဳသူမ်ား စနစ္တြင္ ပါဝင္ပတ္သက္မႈအဆင့္ျဖင့္ –

၁။ ပညာရွင္ (Expert)
အထူးကၽြမ္းက်င္သူမ်ားအတြက္ အေထာက္အကူျပဳရန္။ ေယဘုယ်အားျဖင့္ စနစ္ကို ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းရန္ Software (သို႔) Hardware Technicians မ်ား။

၂။ အထူးကၽြမ္းက်င္သူမ်ား (Specialist)
အလုပ္ၿပီးေျမာက္ရန္အတြက္ သတင္းအခ်က္အလက္စနစ္မ်ားအေပၚမွီခို အသံုးျပဳ ရသူမ်ား (Users Depend on the Use of Information Systems to Do Their Work) ။ ၄င္းတို႔တြင္ အခ်က္အလက္ထည့္သြင္းစုေဆာင္းသူမ်ား (Data Entry Operators) ၊ Web Developer မ်ားႏွင့္ Graphic Designer မ်ားပါဝင္သည္။

၃။ အကူအေနႏွင့္ အသံုးျပဳသူမ်ား (Adjunct)
အလုပ္ၿပီးေျမာက္ရန္ သတင္းအခ်က္စနစ္မ်ားကို မွီခုိရေသာ္လည္း ယင္းစနစ္သည္ ၄င္းတို႔အတြက္ မရွိမျဖစ္မဟုတ္ေသာသူမ်ား (IT Assists Them in Their Work But Is Not Essential) ၊ ဤက႑တြင္ ေဆးဝန္ထမ္းမ်ား၊ ဆရာ ၊ ဆရာမမ်ား၊ စာရင္းကိုင္မ်ား၊ ေရွ႕ေနမ်ားႏွင့္ စတိုးဆိုင္ မန္ေနဂ်ာမ်ား စသူတို႔ပါဝင္သည္။

၄။ သာမည (Incidentals)
သတင္းအခ်က္စနစ္မ်ားကို ရံဖန္ရံခါမွအသံုးျပဳသူမ်ား (Occasional Users of An Information System) ။ ဥပမာ – ကုမၸဏီ၏ အင္တာနက္ အေျချပဳ ထုတ္ကုန္စာရင္းကို ပစၥည္းမွာရန္ အသံုးျပဳသူ (Customer Using A Company’s Web-Based Product Catalogue To Order Goods) ၊ Point-of-Sales System ကို အခ်က္အလက္ ရယူရန္ အသံုးျပဳသူ (သို႔) Voicemail အသံုးျပဳ၍ Electronic Switchboard ခ်ိတ္ဆက္အသံုးျပဳသူ။
အသံုးျပဳသူမ်ားႏွင့္ ၄င္းတို႔အတြက္လိုအပ္သည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားကို ျပင္ဆင္ရာ၌ ၄င္းတို႔ နားလည္မည့္ အဆင့္သတ္မွတ္ခ်က္ေပၚမူတည္၍ ေဆာင္ရြက္သင့္သည္။ စာရြက္စာတမ္းမ်ားသည္ ၄င္းအသံုးျပဳသူႏွင့္ အသံုးျပဳသူအုပ္စုအတြက္ နားလည္ႏိုင္မည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားျဖစ္ရမည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စာရြက္စာတမ္း မွတ္တမ္းတင္ျခင္းအေၾကာင္း ျပန္လည္ေဆြးေႏြးျခင္း

          သင္ေလ့လာခဲ့သည့္ စာရြက္စာတမ္းမွတ္တမ္းတင္ျခင္းကို ေအာက္ပါ လုပ္ေဆာင္ခ်က္မ်ားျဖင့္ ျပန္လည္သံုးသပ္ပါ။ ထို႔ေနာက္အေမးအေျဖမ်ားကို ေလ့လာ၍ ထပ္ဆင့္ ေဆြးေႏြးပါ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Documentation is essential for the success of any (1) ………….. system. It helps those that interact with the system by providing (2) ………….. or acting as a reference. Documentation (3) ………….. all the details that will help current developers and users plus any futures ones. The software product should be fully supported with technical documentation so that any programmer in the future can understand the process and the (4) ………….. that was developed.

(5)………….. documentation involves developing and documenting all the process of system development and includes such things as data dictionaries, data flow diagrams and all other design documentation that occur throughout development. All equipment will be logged and all the technical parts of the system must be documented for future reference, this would include things like a network (6) ………….… .

(7) …………..documentation involves developing a set of (8)…………..that assist the user to use the system, software or hardware being implemented. It would usually include items such as (9) ………….. manuals, (10) ………….. guides, (11) ………….. cards, frequently asked questions, etc.

(12) ………….. based documentation is the traditional form of user documentation.

(13) ………….. manuals are the most common form of paper based documentation as they go through, in simple steps, the tasks that the end user would perform on a daily basis. However, over the last few years, (14) ………….. documentation has become a popular way to give employees and/or end users the help and assistance they require.

When documenting processes it is important to identify the each user’s documentation requirements. Users are normally categorised by their level of knowledge into one of three groups: (15) ………….., (16)………….. and (17) ………….. . Users can also be categorized by their level of involvement with the system into the following four groups: expert, specialists, (18) ………….. and (19)……………
Answers:
(1) information, (2) training, (3) records, (4) code, (5) System, (6) map, (7) User, (8) documents, (9) training, (10) procedure, (11) quick help, (12) Paper, (13) User, (14) online, (15) novice, (16) intermediate, (17) expert, (18) adjunct, (19) incidentals

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စာရြက္စာတမ္းျပဳစုျခင္း

ေမး – အဘယ့္ေၾကာင့္ သတင္းအခ်က္အလက္စနစ္ (Information System) ေအာင္ျမင္မႈတိုင္းအတြက္ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုျခင္း (Documentation) သည္ အေရးပါသနည္း။

ေျဖ – စာရြက္စာတမ္းျပဳစုျခင္းသည္ ထိုစနစ္အေၾကာင္းကုိ ရွင္းလင္းေဖာ္ျပ (Informs and Explains) ေပးသည္။ ထိုစနစ္ႏွင့္ ဆက္စပ္အသံုးျပဳ (Interact) သူမ်ားကို ေလ့က်င့္ေပးခ်က္မ်ား (Training) အတြက္ အေထာက္အကူေပးၿပီး ရည္ညႊန္းခ်က္ (Reference) မ်ားအျဖစ္လည္း အသံုးျပဳႏိုင္ေစသည္။

 

ေမး – စာရြက္စာတမ္းျပဳစုနည္း အနည္းဆံုး ၃နည္းကို ရွင္းျပပါ။

ေျဖ – စနစ္ႏွင့္ နည္းပညာဆိုင္ရာ မွတ္တမ္းမ်ား (System and Technical Documentation) – စနစ္ဖြံၿဖိဳးမႈ ေဆာင္ရြက္ခ်က္ လမ္းစဥ္ (Process of System Development) အားလံုးအတြက္ မွတ္တမ္းျပဳစုျခင္းမ်ားပါဝင္သည္။ ဤေနရာတြင္ အခ်က္အလက္ အဘိဓာန္ (Data Dictionaries), အခ်က္အလက္စီးဆင္းသည့္ လမ္းေၾကာင္းျပပံုမ်ား (Data Flow Diagrams), ကြန္ယက္ျပပံုမ်ား (Network Diagrams) ႏွင့္ အျခားစနစ္ ဖြံ႕ၿဖိဳးေအာင္ လုပ္ခဲ့သည့္ လုပ္ငန္းစဥ္တစ္ေလွ်ာက္ ေရးဆြဲခဲ့သည့္ ဒီဇိုင္းအခ်က္အလက္ မွတ္တမ္းမ်ားလည္း ပါဝင္ပါသည္။

အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္းမ်ား (User Documentation) – စနစ္၊ Software (သို႔) Hardware ကို အသံုးျပဳသည့္သူမ်ားကို အေထာက္အကူျပဳမည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားကိုဆိုလိုသည္။ အမ်ားအားျဖင့္ စာရြက္ စာတမ္း အေနႏွင့္ေသာ္၄င္း၊ Online အေထာက္အကူျပဳ အသံုးျပဳနည္း (သို႔) အသံုးျပဳသူအတြက္ အကူအညီေပးမႈမ်ား ပါဝင္သည္။

စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္း (Paper-Based Documentation) – အစဥ္အလာသံုးစြဲခဲ့သည့္ အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္းပံုစံ တစ္မ်ိဳးပင္ျဖစ္သည္။ ၄င္းမွတ္တမ္းမ်ားတြင္ သင္၏စာအုပ္ဆိုင္၊ စာၾကည့္တိုက္ ကြန္ျပဴတာဌာန၌ ေတြ႕ေနၾကျဖစ္သည့္ လက္စြဲစာအုပ္မ်ား၊ ရည္ညႊန္းစာအုပ္မ်ား ပါဝင္သည္။ (Manuals and reference guides, usually available in the computer section of local bookstores or libraries) စနစ္တစ္ခုအတြက္ ရံုးတြင္းပံုႏွိပ္ထုတ္ေဝထားသည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ား (In-house Documents) လည္း ပါဝင္ပါသည္။ အသံုးျပဳသူလက္စြဲစာေစာင္မ်ား (User Manuals) မွာ စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္းမ်ားအျဖစ္ အေတြ႕ျမင္ရဆံုးျဖစ္သည္။

အြန္လိုင္းမွတ္တမ္း (Online Documentation) – အလြယ္တကူရွာေဖြႏိုင္သည့္ အခ်က္အလက္ စုေဆာင္းမႈႏွင့္ အမ်ိဳးစံုလင္သည့္အစိတ္အပိုင္းမ်ား၏ အားသာမႈ (Advantage of Hypertext and Other Multimedia Elements) ကို အသံုးျပဳသည့္ အီလက္ထေရာနစ္ပံုစံႏွင့္ အေထာက္အကူျပဳ လက္စြဲစာအုပ္မ်ားပါဝင္သည္။
အျခားပံုစံႏွင့္ မွတ္တမ္းမ်ား (Other forms of Documentation) – အသံုးျပဳသူကို အေထာက္အကူျပဳမည့္ ဗီဒီယို၊ Website ႏွင့္ Multimedia Packages မ်ားပါဝင္သည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Project Management (Alison.com) – Part 5

ကဲ Project Management အေၾကာင္း သိသင့္သေလာက္သိၿပီးၿပီ။ အခုဒီအပိုင္းမွာေတာ့ ကၽြန္ေတာ္အျမင္အရေျပာရရင္ ကၽြန္ေတာ္တို႔ႏိုင္ငံမွာ စနစ္တက်မလုပ္ႏိုင္ေသးတဲ့ ေသခ်ာမလုပ္ႏိုင္ေသးဘူးလို႔ထင္တဲ့ Project Management အတြက္ အေရးႀကီးတဲ့က႑တစ္ခုျဖစ္တဲ့ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုျခင္းအေၾကာင္း ရွင္းသြားမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဆက္လက္ေလ့လာၾကည့္ၾကတာေပါ့ဗ်ာ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

04 – Project Management Documentation

စာရြက္စာတမ္းျပဳစုျခင္း (Documentation)

                Network Administrator တစ္ဦးျဖစ္သည့္ Phil Wales သည္ 3RRR အတြက္ Network Information System ကို ျပင္ဆင္ေပးစဥ္ ျပႆနာႏွင့္ ရင္ဆိုင္ခဲ့ရသည္။ ႀကံဳေတြ႕ရသည့္ ျပႆနာ၏ တစ္စိတ္တစ္ေဒသမွာ ၄င္းNetwork ျပင္ဆင္စဥ္က စာရြက္စာတမ္းျပဳစုမွတ္သားခဲ့ျခင္း မရွိသည့္အတြက္ေၾကာင့္လည္း ပါဝင္သည္။ စာရြက္စာတမ္းမ်ား၏ အေရးပါမႈကို Video တြင္ ၾကည့္ရႈႏိုင္ပါသည္။

သတင္းအခ်က္အလက္စနစ္မ်ား (Information System) ေအာင္ျမင္မႈအတြက္ စာရြက္ စာတမ္းျပဳစုျခင္းသည္ အလြန္အေရးပါသည္။ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုထားျခင္းအားျဖင့္ စနစ္တစ္ခု၏ အၾကမ္းဖ်င္း စြမ္းေဆာင္ႏိုင္မႈႏွင့္ညႊန္ၾကားခ်က္မ်ားကို ထိုစနစ္ႏွင့္အျပန္အလွန္ ခ်ိတ္ဆက္အသံုးျပဳ မည္သူမဆို သိရွိႏိုင္ေစမည္။ ဤစာရြက္စာတမ္းမ်ားတြင္ လမ္းညႊန္မႈမ်ား၊ အသံုးျပဳနည္းမ်ား၊ လုပ္ေဆာင္ရမည့္အခ်က္မ်ား၊ (Specific Procedures Which Must Be Followed) ေလ့က်င့္မႈအေထာက္အကူမ်ား (Training Material) (သို႔မဟုတ္) မွီျငမ္းစရာမ်ား (Reference Material) လည္း ပါဝင္ေပလိမ့္မည္။ စာရြက္စာတမ္း အေထာက္အကူေကာင္းမ်ား မရွိသည့္အခါ အသံုးျပဳသူမ်ားသည္ ယက္ကန္ယက္ကန္၊ စမ္းတဝါးဝါးျဖစ္ေနမည္ျဖစ္ၿပီး စနစ္အသစ္မွရရွိႏိုင္မည့္ အက်ိဳးအျမတ္မ်ား၊ ထိေရာက္မႈအပိုင္းမ်ားကို သိရွိႏုိင္မည္ မဟုတ္ပါ။

CitySearch (www.citysearch.com.au) မွ Procedures Manager Sunita Marar ႏွင့္ ေတြ႕ဆံုေမးျမန္းခ်က္ကို ေအာက္တြင္ဖတ္ရန္။ အလ်င္အျမန္ႏွင့္ အၿမဲတေစေျပာင္းလည္းေနသည့္ ပတ္ဝန္းက်င္ျဖစ္သည့္ Internet ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ စာရြက္စာတမ္းမ်ား၏ လိုအပ္ခ်က္ကို Marar မွရွင္းျပထားပါသည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အလ်င္အျမန္ႏွင့္ အၿမဲေျပာင္းလည္း ေနသည့္ ပတ္ဝန္းက်င္ျဖစ္သည့္ Internet ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ စာရြက္စာတမ္းမ်ား၏ အေရးပါမႈ ကို City Search ၏ Business Communications Manager ၊ Sunita Marar ၏ ေတြ႕ရွိခ်က္

ေမး – ခင္ဗ်ား ဘယ္သူ႔အတြက္အလုပ္လုပ္ရၿပီး အဲ့ကုမၸဏီမွာ ခင္ဗ်ားပါဝင္ရတဲ့ အခန္းက႑ကို ေျပာျပေပးပါ။

ေျဖ – CitySearch.com.au ဆိုတာက အြန္လိုင္းေပၚက ၾသစေၾတးလ်ႏိုင္ငံမွာရွိတဲ့ ၿမိဳ႕လမ္းညႊန္ဝန္ေဆာင္မႈ၊ စီးပြားေရးႏွင့္ပြဲလမ္းမ်ားစာရင္းကို လမ္းညႊန္ေပးတဲ့ဝန္ေဆာင္မႈမ်ိဳးပါ။ ကၽြန္ေတာ္ကေတာ့ စီးပြားဆက္ဆံေရးမန္ေနဂ်ာ (Business Communications Manager) အေနနဲ႔ တာဝန္ယူထားၿပီး ကုမၸဏီရဲ႕ ႏိုင္ငံတြင္း ေဆာင္ရြက္သည့္ ကုမၸဏီမူဝါဒ (Company Policy)၊ ထုတ္ကုန္လမ္းညႊန္မႈ (Product Directory) ႏွင့္ စံညႊန္းအတိုင္းလည္ပတ္ေနသည့္ လုပ္ထုံးလုပ္နည္း (Standard Operating Procedures) စတဲ့လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားရဲ႕ စာရြက္စာတမ္းကိစၥရပ္ေတြကို တာဝန္ယူ စီမံကိုင္တြယ္ရပါတယ္။ ဥပမာ – အထက္စီမံအုပ္ခ်ဳပ္သူတို႔က ေဖာက္သည္ရဲ႕အခ်က္အလက္ေတြကို ဝန္ထမ္းေတြ ဘယ္လိုနည္းနဲ႔ မွတ္တမ္းတင္တယ္ဆိုတာကို ေျပာင္းေစခ်င္တဲ့အခါ အဲ့လုပ္ငန္းစဥ္ကို ကၽြန္ေတာ္ကူညီေပးရပါတယ္။ ဒီေျပာင္းလဲမႈနဲ႔ဆက္စပ္သည့္ စီးပြားေရးတာဝန္ရွိသူတစ္ဦးခ်င္းနဲ႔ထိေတြ႕ဖို႔၊ သူတို႔ရဲ႕လိုအပ္ခ်က္မ်ားကို ရွာေဖြဖို႔၊ လုပ္ငန္းကို ဘယ္လိုအက်ိဳးရွိရွိ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မလဲဆိုတာနဲ႔ စာရြက္စာတမ္း ျပဳလုပ္တဲ့လုပ္ငန္းစဥ္ေတြကို လုပ္ေဆာင္ေပးရတာပါ။

 

ေမး – အခ်က္အလက္စနစ္အသစ္ေတြ အေကာင္အထည္ေဖာ္တဲ့အခါ(အင္တာနက္ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ ဒါဟာမၾကာခဏႀကံဳရမယ္လို႔ထင္ပါတယ္) ဒီစနစ္ရဲ႕လုပ္ငန္းစဥ္ ေတြကို မွတ္တမ္းတင္၊ စာရြက္စာတမ္း ျပဳလုပ္ဖို႔က ဘာလို႔အေရးႀကီးတယ္လို႔ထင္ပါသလဲ။

ေျဖ – စာရြက္စာတမ္းမျပဳလုပ္ထားဘူးဆိုခဲ့လို႔ရွိရင္ စနစ္အသစ္ကို အသံုးျပဳတဲ့သူေတြဟာ ၄င္းစနစ္ကို အက်ိဳးရွိရွိအသံုးခ်ႏိုင္မွာမဟုတ္ပါဘူး။ လုပ္ငန္းစဥ္ တစ္ခုစီအတြက္ ရွင္းလင္းလြယ္ကူတဲ့ လမ္းညႊန္ခ်က္ေတြ ပါရွိတဲ့စာရြက္စာတမ္းမ်ားျပဳလုပ္ထားမွသာ လူတိုင္းဟာ ဘယ္ေနရာမွာဘာလုပ္ရမလဲဆိုတာ တာဝန္အေနနဲ႔ သိရွိၿပီး အလုပ္ျမန္ျမန္ၿပီးေျမာက္ႏိုင္မွာေပါ့။

 

ေမး – ခင္ဗ်ား City Search အတြင္း ဆက္သြယ္မႈနည္းလမ္း အေျမာက္အမ်ားကို ကိုင္တြယ္ရတယ္ေနာ္။ ဘယ္လို မွတ္တမ္းနည္းလမ္းေတြကို အသံုးျပဳၿပီး ဘယ္သူေတြအတြက္ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုေပးရတာပါလဲ။

ေျဖ – စီးပြားဆက္ဆံေရးအဖြဲ႕က လူအမ်ားအျပားအတြက္ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုရပါတယ္။ အဲ့လူေတြထဲမွာ CitySearch မွ ဝန္ထမ္းေတြ၊ CitySearch ရဲ႕ ေဖာက္သည္မ်ား၊ CitySearch Website ကို အသံုးျပဳသူတဲ့သူေတြတို႔ပါဝင္ပါတယ္။ ဥပမာအေနနဲ႔ ထုတ္ကုန္အခ်က္အလက္နဲ႔ သတင္းေတြ (Product Information) ၊ CitySearch site တြင္ေမးေလ့ေမးထရွိသည့္ ေမးခြန္မ်ား (Frequently Asked Questions)၊ ေကာ္ပေရးရွင္း၏ လက္ကမ္းစာေစာင္မ်ား (Corporate Brochures)၊ စနစ္လက္စြဲစာအုပ္ (System Manuals) ႏွင့္ ေပၚလစီ (Policy)၊ လမ္းညႊန္ခ်က္မ်ားႏွင့္ ကုမၸဏီတြင္း Intranet စံခ်ိန္စံညႊန္းမ်ား (Guidelines and Standards) တို႔ပါဝင္မွာေပါ့။

ေမး – CitySearch ကြန္ရက္ကအသံုးျပဳေနတဲ့ နည္းပညာဆိုင္ရာ သတင္းအခ်က္အလက္မ်ား၊ ပရိုဂရမ္ကုဒ္မ်ားကိုေရာ ခင္ဗ်ား စာရြက္စာတမ္းျပဳစုရပါသလား။

ေျဖ – မလုပ္ရပါဘူး။ ဒီအခ်က္အလက္ေတြကိုေတာ့ CitySearch ရဲ႕ IT ဌာနခြဲမွ ပရိုဂရမ္မာမ်ားကသာ ေရးသားၾကပါတယ္။ ဒီဌာနနဲ႔ေတာ့ ကၽြန္ေတာ္ဟာ အသံုးျပဳအေထာက္အကူစာရြက္စာတမ္းေတြရရွိဖို႔နဲ႔ စနစ္သစ္ရဲ႕ အခ်က္အလက္မ်ားကိုရဖို႔ Developer ေတြနဲ႔ ခ်ိတ္ဆက္အလုပ္လုပ္ကိုင္ရပါတယ္။

 

ေမး – စနစ္ေျပာင္းလဲမႈမ်ားအတြက္ CitySearch မွာ ဘယ္လို မွတ္တမ္းတင္ပါသလဲ။ ဘယ္လို မွတ္တမ္းတင္နည္းမ်ိဳးေတြကို အသံုးျပဳပါသလဲ။

ေျဖ – စနစ္နဲ႔လုပ္ေဆာင္နည္းေတြဟာ မၾကာခဏေျပာင္းေလ့ရွိတဲ့အတြက္ စာရြက္မ်ားေပၚမွာ မွတ္တမ္းတင္မႈကို တတ္ႏိုင္သမွ်ေလွ်ာ့ခ်ပါတယ္။ လုပ္ငန္းအပိုင္းအျခားအလိုက္ လုပ္ေဆာင္မႈ စံႏႈန္း လမ္းစဥ္မ်ားကို မွတ္တမ္း တင္ၿပီး ဝန္ထမ္းအားလံုး ၾကည့္ရႈႏိုင္ရန္ Intranet ေပၚတင္ေပးပါတယ္။

 

ေမး – ခင္ဗ်ား လုပ္ခဲ့တဲ့ ျပည့္စံုတဲ့ မွတ္တမ္းတင္မႈ လုပ္ငန္းစဥ္ CitySearch မွာ မရွိခဲ့ဘူးဆိုရင္ ဘာျဖစ္မယ္လို႔ထင္ပါသလဲ။

ေျဖ – အင္တာနက္ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ ေျပာင္းလဲေနျခင္းဟာ အစိတ္အပိုင္းတစ္ခုပါ။ လုပ္ေဆာင္ပံုနဲ႔ နည္းပညာေျပာင္းလဲေနျခင္းကို ကုမၸဏီကဝန္ထမ္းအားလံုး အခ်ိန္ႏွင့္တေျပးညီသိရွိဖို႔ အလြန္ အေရးႀကီးလွပါတယ္။ ကၽြႏု္ပ္တို႔ ဝန္ထမ္းေတြ ဒီေပၚလစီနဲ႔ လုပ္ေဆာင္နည္းေတြကို ျမန္ျမန္ဆန္ဆန္ မသိႏိုင္ဘူးဆိုရင္ စနစ္ေဟာင္းနဲ႔စနစ္သစ္ ႏွစ္ေထြေရာကုန္မွာပါ။ ၿပီးျပည့္စံုတဲ့ စာရြက္စာတမ္းနဲ႔ မွတ္တမ္းတင္မႈမ်ိဳး ရွိမွသာလွ်င္ အလုပ္ကိုအက်ိဳးရွိရွိနဲ႔ လ်င္လ်င္ျမန္ျမန္ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မွာပါ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

မွတ္တမ္းတင္နည္း အမ်ိဳးအစားမ်ား (Types of Documentation)

                မွတ္တမ္းတင္ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုနည္းမ်ားသည္ အသံုးျပဳပံုမတူညီသည့္ အသံုးျပဳသူမ်ား၏ လိုအပ္ခ်က္အရ ပံုစံအမ်ိဳးမ်ိဳးျဖင့္ေတြ႕ရတတ္သည္။ ဥပမာ – ကၽြမ္းက်င္သူ (Technician) အတြက္ျပဳလုပ္ ထားသည့္ မွတ္တမ္းမ်ိဳးသည္ အခ်က္အလက္ျဖည့္သြင္းသူ (Data Entry Operator) အတြက္မွတ္တမ္းႏွင့္ တူညီမည္မဟုတ္ပါ။ အဘယ့္ေၾကာင့္ဆိုေသာ္ ၄င္းတို႔၏အဆင့္ႏွင့္ လုပ္ကိုင္ရသည့္ လုပ္ငန္း၊ လိုအပ္သည့္ ဗဟုသုတခ်င္း မတူညီၾက၍ျဖစ္သည္။ မည္သည့္ေျဖရွင္းနည္းအတြက္မဆို ေျဖရွင္းသည့္ ကာလတစ္ေလွ်ာက္ မွတ္တမ္းမ်ားျပဳလုပ္ၾကသည္။ ထိုမွတ္တမ္းမ်ားတြင္ လက္ရွိ Developer မ်ား၊ သံုးစြဲသူမ်ားအျပင္ ေနာင္အသံုးျပဳမည့္သူမ်ားအတြက္ပါ အခ်က္အလက္မ်ား မွတ္သားထားသည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Program မွတ္တမ္းမ်ား (Program Documentation)

                Software တစ္ခုအတြက္ အေျဖရွာရာ၌ Developer (သို႔) Programmer မ်ားသည္ အဆင့္ တစ္ခုခ်င္းစီအတြက္ မွတ္တမ္းတင္ရေပသည္။ Software တစ္ခုကို နည္းပညာ အခ်က္အလက္ (Technical Documentation) မ်ားက အေထာက္အကူေပးရမည္။ သို႔မွသာ ေနာင္တြင္ ျပန္လည္ျပင္ဆင္ေရးဆြဲမည့္ Programmer မ်ားမွ ကုဒ္ကို မွန္ကန္စြာ ျပင္ဆင္ႏိုင္ေပလိမ့္မည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စနစ္ႏွင့္ နည္းပညာဆိုင္ရာ မွတ္တမ္းမ်ား (System and Technical Documentation)

                စနစ္တစ္ခုကို ဖြံၿဖိဳးေအာင္ ျပဳလုပ္ခဲ့သည့္ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားကို စနစ္မွတ္တမ္းမ်ားအျဖစ္ ျပဳစုထားၾကသည္။ ဤေနရာတြင္ အခ်က္အလက္ အဘိဓာန္ (Data Dictionaries), အခ်က္အလက္ စီးဆင္းသည့္ လမ္းေၾကာင္းျပပံုမ်ား (Data Flow Diagrams), ကြန္ယက္ျပပံုမ်ား (Network Diagrams) ႏွင့္ အျခားစနစ္ ဖြံ႕ၿဖိဳးေအာင္ လုပ္ခဲ့သည့္ လုပ္ငန္းစဥ္တစ္ေလွ်ာက္ ေရးဆြဲခဲ့သည့္ ဒီဇိုင္းအခ်က္အလက္ မွတ္တမ္းမ်ားလည္း ပါဝင္ပါသည္။ အသံုးျပဳခဲ့သည့္ ပစၥည္းအားလံုးကို မွတ္တမ္းတင္ၿပီး၊ နည္းပညာဆိုင္ရာ လုပ္ငန္းစဥ္အားလံုးကိုလည္း ေနာင္အခါတြင္ အသံုးျပဳႏိုင္ေစရန္ မွတ္တမ္း တင္ထားရမည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္း (User Documentation)

                အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္း (User Documentation) ဆိုသည္မွာ စနစ္၊ Software (သို႔) Hardware ကို အသံုးျပဳသည့္သူမ်ားကို အေထာက္အကူျပဳမည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားကို ဆိုလိုသည္။ အမ်ားအားျဖင့္ စာရြက္စာတမ္းအေနႏွင့္ေသာ္၄င္း (Normally Consists of A Set of Paper Based)၊ Online အေထာက္အကူျပဳ အသံုးျပဳနည္း (သို႔) အသံုးျပဳသူအတြက္ အကူအညီေပးမႈမ်ား (Online Facilities to Train or Help The User) ပါဝင္သည္။ ၄င္းတို႔တြင္ သင္ၾကားပို႔ခ် အသံုးျပဳနည္းစာအုပ္မ်ား (Training Manuals)၊ အဆင့္ဆင့္လုပ္ေဆာင္ပံုညႊန္ၾကားခ်က္မ်ား (Procedure Guides)၊ ေမးေလ့ေမးထရွိသည့္ေမးခြန္ႏွင့္အေျဖမ်ား (Quick Help Cards and FAQ) လည္း ပါဝင္ႏိုင္သည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္း (Paper Based Documentation)

                စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္းမ်ားသည္ အစဥ္အလာသံုးစြဲခဲ့သည့္ အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္းပံုစံ တစ္မ်ိဳးပင္ျဖစ္သည္။ ၄င္းမွတ္တမ္းမ်ားတြင္ သင္၏စာအုပ္ဆိုင္၊ စာၾကည့္တိုက္ ကြန္ျပဴတာဌာန၌ ေတြ႕ေနၾကျဖစ္သည့္ လက္စြဲစာအုပ္မ်ား၊ ရည္ညႊန္းစာအုပ္မ်ား ပါဝင္သည္။ စနစ္တစ္ခုအတြက္ ရံုးတြင္းပံုႏွိပ္ထုတ္ေဝထားသည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားလည္း ပါဝင္ပါသည္။ အသံုးျပဳသူလက္စြဲစာေစာင္မ်ားမွာ စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္းမ်ားအျဖစ္ အေတြ႕ျမင္ရဆံုးျဖစ္သည္။ ၄င္းတို႔တြင္ သင္ၾကားမႈပံုစံမ်ား၊ အလုပ္ၿပီးေျမာက္ေစရန္ အသံုးျပဳသူက ပံုမွန္လုပ္ေဆာင္ရမည့္အခ်က္မ်ား ပါဝင္သည္ကို ေတြ႕ရမည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အီလက္ထေရာနစ္ မွတ္တမ္းမ်ား (Electronic Documentation)

                လြန္ခဲ့သည့္ႏွစ္အနည္းငယ္ကစၿပီး အသံုးျပဳသူ/ဝန္ထမ္းမ်ားအတြက္ အလုပ္ၿပီးေျမာက္ေစရန္ အေထာက္အကူျပဳသည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားကို အီလက္ထေရာနစ္မွတ္တမ္းမ်ားအျဖစ္ ေရပန္းစား ေတြ႕ရွိရသည္။ Software Packages အမ်ားစုသည္လည္း ယခုအခါ လက္စြဲစာေဆာင္မ်ားကို ပံုႏွိပ္အျပင္ အီလက္ထေရာနစ္ပံုစံႏွင့္ပါ ေစ်းကြက္အတြင္း ဝင္ေရာက္လာသည္။ အလြယ္တကူ ရွာေဖြႏိုင္သည့္ အခ်က္အလက္စုေဆာင္းမႈႏွင့္ အမ်ိဳးစံုလင္သည့္အစိတ္အပိုင္းမ်ား၏ အားသာမႈကို အီလက္ထေရာနစ္မွတ္တမ္းမ်ား က အသံုးခ်ထားသည္။ အခ်ိဳ႕ Package မ်ားတြင္ CD-ROM မ်ား ျဖင့္ ေတြ႕ရၿပီး Software (သို႔) Hardware လုပ္ေဆာင္မႈမ်ားႏွင့္ အသံုးျပဳသူအကၽြမ္းတဝင္ရွိေစရန္ ကူညီေပးသည္။ ဤသို႔က်ယ္ျပန္႔စြာေတြ႕ရျခင္းမွာ ယင္းမွတ္တမ္းမ်ားသည္ အခ်ိန္မေရြး၊ ေနရာမေရြး၊ ကြန္ျပဴတာႏွင့္ အလြန္တကူ ဖတ္ရႈႏိုင္ျခင္းေၾကာင့္လည္း ျဖစ္ေပမည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အျခား မီဒီယာျဖင့္ မွတ္တမ္းမ်ား (Other Media for Documentation)

မွတ္တမ္းမ်ားကို အျခားနည္းလမ္းမ်ားႏွင့္လည္း ေတြ႕ႏိုင္မည္။ ၄င္းတို႔သည္ အသံုးျပဳသူႏွင့္ ထိုသူတို႔၏ လိုအပ္ခ်က္မ်ားကို ျဖည့္စည္းေပးႏိုင္ေပသည္။ ဥပမာ – သင္တန္းပို႔ခ်မႈ ဗီဒီယိုမ်ား၊ Website မ်ား သည္လည္း အသံုးျပဳသူအတြက္ အေထာက္အကူ ရရွိႏိုင္ေပမည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Project Management (Alison.com) – Part 4

Part 1, Part 2, Part 3 ေတြမွာ Project Management Introduction နဲ႔ Project Management Methodology ေတြကို ေျပာခဲ့ၿပီးၿပီေနာ္။ ဒီေန႔ ေခါင္းစဥ္အသစ္တက္ၾကရေအာင္။ ဒီေန႔မွာေတာ့ Project Management လုပ္တဲ့အခါမွာသံုးမယ့္ Toolset ေတြ အေၾကာင္း ကို ေျပာပါမယ္။ GANTT Chart, PERT Diagram, CPM စတာေတြကိုေပါ့ဗ်ာ။ ဒါေတြကၾကားဖူးၿပီးသားျဖစ္မွာပါ။ မၾကားဖူးလဲ ေအာက္မွာရွင္းျပထားပါတယ္ဗ်ာ။ ေလ့လာၾကည့္ပါ။ ေၾသာ္ဒါနဲ႔… ဒီေန႔သင္ခန္းစာအထိဖတ္လို႔ၿပီးသြားရင္ ခင္ဗ်ား Project Management Diploma ရဲ႕ 15% တိတိၿပီးသြားၿပီလို႔သာမွတ္လုိက္ေတာ့ဗ်ာ။ (၄)ရက္ပဲရွိေသးတယ္ ဒီပလိုမာသင္တန္းရဲ႕ ၁၅ရာခိုင္ႏႈန္းခင္ဗ်ား ဖတ္ၿပီးသြားၿပီဗ်… မုိက္တယ္… 😀

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

03 – Project Management Toolsets

Project Management Toolset 

Project Management Tools

ဤေခါင္းစဥ္တြင္ Project Manager တစ္ေယာက္အသံုးျပဳရမည့္ GANTT Chart စသည့္ ပစၥည္း (Tools) မ်ားပါဝင္သည္။

GANTT Charts

Project တစ္ခုကို စတင္မည့္အခါ အစီအစဥ္ဦးစြာ ခ်မွတ္ရန္ လိုပါလိမ့္မယ္။ ခ်မွတ္ရမည့္ အစီစဥ္မ်ားထဲတြင္ ေဆာင္ရြက္ရန္အလုပ္မ်ားႏွင့္ ၿပီးဆံုးရမည့္ မွတ္တိုင္(Milestones)မ်ား ပါရွိေပလိမ့္မည္။ ဤျဖစ္ရပ္မ်ားကို အခ်ိန္သတ္မွတ္ခ်က္မ်ားအလိုက္ အစီအစဥ္ခ် လိုက္ေသာအခါတြင္ အလ်ားလိုက္ (Horizontal) ေရးဆြဲထားသည့္ Bar Chart ကဲ့သို႔ ရရွိေပလိမ့္မည္။

GANTT Chart ေပၚတြင္ ေဆာင္ရြက္ရမည့္ လုပ္ငန္းမ်ားႏွင့္ ကုန္က်စရိတ္မ်ားကို အလ်ားလိုက္ အခ်ိန္အပိုင္းအျခားမ်ားအတိုင္းေရးဆြဲထားသည့္ ျပကၠဒိန္ကဲ့သို႔ဇယားကို ေတြ႕ရမည္။ အလုပ္တစ္ခုခ်င္းစီ အတြက္ၾကာခ်ိန္ကို စလုပ္မည့္ေန႔ႏွင့္ ၿပီးဆံုးမည့္ေန႔မ်ားအျဖစ္ မွတ္သားထားသည္။ Project တစ္ခုအျမန္ဆံုးၿပီးေျမာက္ႏိုင္မည့္ နည္းလမ္းကို ေဖာ္ျပေပးႏိုင္ေပမည္။ လုပ္ငန္းမ်ားကို ၿပိဳင္တူျဖစ္ေစ၊ တစ္ခုၿပီးမွတစ္ခုျဖစ္ေစ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မႈကို GANTT Chart မွရွင္းလင္းစြာ ၾကည့္ရႈႏိုင္ ပါသည္။ ဤဇယားေပၚတြင္ လုပ္ေဆာင္ရမည့္ လုပ္ငန္းမ်ားကို ေဖာ္ျပထားေသာလည္း ၄င္းလုပ္ငန္းမ်ား၏ ဆက္စပ္မႈႏွင့္ ၊ ႀကံဳေတြ႕ႏိုင္မည့္ အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္း (Critical Path) မ်ားကို ေဖာ္ျပေပးႏိုင္ျခင္း မရွိပါ။

ေဖာ္ျပထားေသာ GANTT Chart မွ ေအာက္ေဖာ္ျပခ်က္မ်ားကိုေတြ႕ႏိုင္သည္။

လုပ္ငန္းစဥ္ ၃.၀.၂ ထုတ္လုပ္တည္ေဆာက္ျခင္း

• ၾကာခ်ိန္ ၁၀ရက္

• Code ေနာက္ဆံုး ထုတ္ျခင္းႏွင့္ တည္ေဆာက္ေရးပစၥည္းမ်ားမွာယူၿပီးခ်ိန္တြင္ စတင္လုပ္ေဆာင္ရမည္။

• ထုတ္ကုန္ကို ပို႔ေဆာင္ျခင္းလုပ္ငန္း မစခင္ ၿပီးဆံုးရမည္။

• ၆လပိုင္း ၈ရက္ ၁၉၉၉ တြင္စရန္ ရာထားသည္။

• ၆လပိုင္း ၂၁ရက္ ၁၉၉၉ တြင္ ၿပီးစီးရန္ ရာထားသည္။

• လုပ္ငန္းဆက္စပ္မႈရွိေနသည့္အတြက္ တိမ္းေစာင္းမခံသည့္ အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္းေပၚတြင္ရွိေနသည္။ (အနီေရာင္ျဖင့္ ျပထားသည္။)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

PERT Diagrams (ကြန္ယက္ပံုမ်ား)

Part of a PERT diagram. Notice that for each event start and finish dates are included.

          PERT Diagram သို႔မဟုတ္ အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္း ကြန္ယက္ (Critical Path Network) သည္ လုပ္ငန္းကိစၥမ်ားႏွင့္အခ်ိန္တို႔၏ ဆက္ႏြယ္သက္ေရာက္ေနမႈကို ရုပ္ျပပံုျဖင့္ ေဖာ္ျပထားျခင္းျဖစ္သည္။ ၄င္းတို႔ႏွင့္ GANTT Chart တို႔၏ ကြာျခားခ်က္မွာ ၄င္းတို႔သည္ လုပ္ငန္းကိစၥမ်ား၏ တစ္ခုႏွင့္တစ္ခု ဆက္ႏြယ္မႈကို ေဆာင္ရြက္ရန္အခ်ိန္ႏႈိင္းယွဥ္ခ်က္ထက္ ပို၍ ရွင္းလင္းစြာ ေဖာ္ျပေပးႏိုင္ျခင္းျဖစ္သည္။ (They differ from GANTT charts in that they are better at identifying the relationship between tasks rather than the progress of tasks over time.)

PERT Diagram ေရးဆြဲရန္ အဓိကအခ်က္မ်ားမွာ –

၁။    လုပ္ငန္းကိစၥရပ္မ်ား (Activities) – ေဆာင္ရြက္ရမည့္ လုပ္ငန္းမ်ားႏွင့္ ၄င္းတို႔၏ဆက္ႏြယ္မႈ

၂။    စနစ္မ်ားေပါင္းစံုမႈ/အျဖစ္အပ်က္မ်ား (Nodes/Events) – လုပ္ငန္းတစ္ခု၏စခ်ိန္ႏွင့္ အဆံုးသတ္ခ်ိန္

၃။    ကြန္ယက္ခ်ိတ္ဆက္ထားမႈမွ မွီခုိေနသည့္ လုပ္ငန္းစဥ္ႏွင့္ အျဖစ္အပ်က္မ်ား ကိုျပရန္

၄။    အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္းကို ေဖာ္ျပေပးရန္ (Indication of the Critical Path) – စုစုေပါင္းၾကာျမင့္ခ်ိန္ အမ်ားဆံုးျဖစ္မည့္ မွီခုိေနေသာ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားေဆာင္ရြက္ရမည့္ အစဥ္

၅။    အခ်ိန္ပိုရွိအလုပ္ ေဖာ္ျပရန္ (Indication of Slack Time) – အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္း ေပၚတြင္မရွိေသာ အျဖစ္အပ်က္ မ်ားတြင္ အလုပ္ပါးေသာအခ်ိန္၊ အခ်ိန္ပို ရွိတတ္ပါသည္။ ၄င္းသည္ ပင္မ Project အခ်ိန္ကို ထိခိုုက္ျခင္းမရွိေစရပါ။ တစ္နည္းအားျဖင့္ ဆိုရေသာ၊ ၄င္းအလုပ္မ်ားသည္ သတ္မွတ္ခ်ိန္ထက္ ေနာက္က်၍ရႏိုင္သည္။ သို႔ေသာ္ Project တစ္ခုလံုး၏ ၿပီးစီးရမည့္ အခ်ိန္ ေပၚတြင္သက္ေရာက္မႈမရွိေစရ။

 

အကယ္၍ GANTT Charts ႏွင့္ PERT Diagram မ်ားကို စမ္းသပ္ေရးဆြဲၾကည့္လိုပါက စမ္းသပ္ခြင့္အပိုင္းအျခားေပးထားသည့္ Version မ်ား အင္တာနက္ေပၚတြင္ရွိပါသည္။ ဥပမာ –

http://www.projectkickstart.com/

http://minuteman-systems.com/

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

လုပ္ငန္းတစ္ခုစီ၏ၾကာခ်ိန္ကို ခန္႔မွန္းျခင္း

          Project တစ္ခု၏ၾကာျမင့္ခ်ိန္ကို ခန္႔မွန္းရာ၌ ခြဲေဝထားေသာ လုပ္ငန္းတစ္ခုခ်င္စီႏွင့္ ထိုလုပ္ငန္းကို ေဆာင္ရြက္ေနသူမ်ား၊ ပံုမွန္အလုပ္ခ်ိန္ႏွင့္ လက္ေတြ႕က်က်ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မႈတို႔ကိုပါ ခန္႔မွန္းရပါလိမ့္မည္။

Project Manager မ်ားသည္ ထို႔အတြက္ ယခင္အသံုးျပဳခဲ့သည့္ ေဒတာမ်ားႏွင့္ အေတြ႕အႀကံဳ ေပၚမူတည္၍ ၾကာျမင့္ခ်ိန္ကို ခန္႔မွန္းႏိုင္ပါလိမ့္မည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အစီအစဥ္ေရးဆြဲျခင္းႏွင့္ အလုပ္တြင္ေစျခင္း

Project မ်ားသည္ မူလေရးဆြဲထားသည့္ အတိုင္း တေသြမတိန္း လိုက္နာၿပီးစီးသြားသည္မွာ ရွားသည္။ Project ေဆာင္ရြက္ေနစဥ္ အတြင္း Project Manager သည္ အဆင့္တစ္ခုခ်င္းစီအတြက္ ခ်င့္ခ်ိန္ေဆာင္ရြက္ရသည္။ အကဲ၍ေႏွာင့္ေႏွးၾကန္႔ၾကာမႈ တစ္စံုတစ္ခုရွိခဲ့ေသာ္ အျခားေဆာင္ရြက္ႏိုင္မည့္ နည္းလမ္းမ်ားကို ရွာေဖြၿပီး သတ္မွတ္ခ်ိန္မတိုင္မီ Project ၿပီးစီးေအာင္ ေဆာင္ရြက္ရေပသည္။ ၄င္းေႏွာင့္ေႏွးၾကန္႔ၾကာမႈမ်ားကို အရင္းအျမစ္၊ အခ်ိန္ႏွင့္ ေငြေၾကးတို႔ကို ခ်င့္ခ်ိန္၍ ေက်ာ္ျဖတ္ႏိုင္ေအာင္ ျပဳလုပ္ရသည္။ ၄င္းေဆာင္ရြက္မႈကို ေသခ်ာစြာ ခ်င့္ခ်ိန္သံုးသပ္ စဥ္းစားၿပီးမွသာ ျပဳလုပ္သင့္သည္။ Project ၿပီးစီးေစရန္ အခ်ိန္ႏွင့္ ေငြးေၾကးကို ဖလွယ္ရမႈလည္း ရွိႏိုင္သည္။

အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္းႏွင့္ အခ်ိန္ပိုရွိေသာအလုပ္မ်ားကို ရွာေဖြသတ္မွတ္ၿပီးသည့္အခါ အလုပ္တြင္ေစရန္ႏွင့္ ရက္တိုအတြင္းၿပီးစီးေစရန္ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မည္။ အကယ္၍ လံုေလာက္ေသာ ေငြေၾကးႏွင့္ အရင္းအျမစ္ရွိပါက ၊ အခ်ိန္ ေလွ်ာ့ခ်ႏိုင္မည့္အလုပ္မ်ားကို ေဖာ္ထုတ္ရန္လည္း လိုအပ္မည္။ ဤေနရာတြင္လည္း အခ်ိန္ေလွ်ာ့ခ်ရန္အတြက္ စိုက္ထုတ္ရမည့္ အင္အားႏွင့္ ကုန္က်မည့္ေငြေၾကးတို႔ကို ရရွိမည့္အက်ိဳးအျမတ္ႏွင့္ ခ်င့္ခ်ိန္ကာ ေဆာင္ရြက္ရေပမည္။ (After the critical path and the slack time in other activities have been identified, it may be possible to expedite (hasten) or crash the schedule. This involves identifying tasks that could possibly be reduced in time if enough money or resources were available. Again it is a matter of assessing whether the extra cost or effort is worth the saving in time.)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္းနည္း (Critical Path Method)

အခက္အခဲလမ္းေၾကာင္း (Critical Path) ဆိုသည္မွာ အခ်ိန္ႏွင့္လိုက္၍ ၿပီးဆံုးရန္ အစီအစဥ္အတိုင္းလုပ္ေဆာင္ရမည့္ အေရးႀကီးသည့္လုပ္ငန္းလမ္းေၾကာင္းကို ဆိုလိုသည္။ ဥပမာ – အျဖစ္အပ်က္တစ္ခုေၾကာင့္ ျဖစ္ေပၚမည့္ ေႏွာင့္ေႏွးၾကန္႔ၾကာမႈသည္ Project တစ္ခုလံုးကိုပါ ေႏွာင့္ေႏွးၾကန္႔ၾကာေစမည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Project Management Tools ျပန္လည္ေဆြးေႏြးျခင္း

          ေအာက္ပါလုပ္ငန္းမ်ားကို ေလ့လာ၍ Project Management Tools အေၾကာင္း သင္ခန္းစာကို ျပန္ေႏႊးပါ။

ေမး – သင္ႏွင့္ သင့္သူငယ္ခ်င္းတို႔ သံုးေယာက္အဖြဲ႕သည္ ၂၀၁၂ ႏွစ္ကုန္ေပ်ာ္ပြဲရႊင္ပြဲအတြက္ စီစဥ္ေနၾကသည္။ ဤစီစဥ္မႈအတြက္ GANTT Chart ေရးဆြဲပါ။ တစ္ခုၿပီးမွတစ္ခု ျပဳလုပ္ရမည့္ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားႏွင့္ သီးျခားျပဳလုပ္ႏိုင္သည့္ လုပ္ငန္းမ်ားကို ခြဲျခားပါ။ ဆိုလိုသည္မွာ – ယခင္အလုပ္ၿပီးမွ ေဆာင္ရြက္ရမည့္ လုပ္ငန္းမ်ားႏွင့္ ၄င္းႏွင့္ဆက္စပ္ေနသည့္အလုပ္မ်ား။ အလုပ္တစ္ခုစီအတြက္ ၿပီးေျမာက္ရန္ ခန္႔မွန္းအခ်ိန္ကို ေဖာ္ျပပါ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Project Management Tools

A GANTT chart displays tasks along a (1)……………….. time scale. GANTT charts should show the best possible way to complete the task in the (2)……………….. time. Activities can be done in (3)……………….. or sequentially, and the GANTT chart shows this clearly. PERT diagrams or critical path networks, on the other hand, use a graphical form to show relationships between (4)……………….. and (5)………………… . On a PERT diagram network, Network Lines show the interdependence of events and the (6)……………….. path is used to show the sequence of events that have the sum of the longest duration. To allow for uncertainty when organizations are estimating activity times, three estimates are provided, the (7) ……………….. time, the most (8) ……………….. time and the (9)……………….. time.

 

Answers:

(1) horizontal, (2) shortest, (3) parallel, (4) activities, (5) time frame, (6) critical, (7) pessimistic, (8) probable, (9) optimistic

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

 

Project Management (Alison.com) – Part 3

Part-2 မွာ Project Management Methodology အေၾကာင္းေျပာခဲ့ပါတယ္။ အဲ့ထဲမွာ Project Management ေဆာင္ရြက္တဲ့အခါ အေရးႀကီးတဲ့ အဆင့္ ၄ဆင့္ ကို ေဖာ္ျပေပးၿပီး အဓိပၸာယ္ေတြ ေျပာျပေပးခဲ့တာေပါ့။ ဒီေန႔အတြက္ေတာ့ ေခါင္းစဥ္အသစ္မတက္ေသးပဲနဲ႔ အဲ့အေၾကာင္းကိုပဲ ျပန္ေႏြးၾကတာေပါ့။ ျမန္မာလို ဘာသာေတြျပန္လိုက္ေတာ့ မူရင္း အဂၤလိပ္အဓိပၸာယ္ေတြ မသိလိုက္မွာဆိုးလို႔ အဂၤလိပ္လို ေရးထားတဲ့ ကြက္လပ္ျဖည့္ေတြ၊ အေမးအေျဖေတြနဲ႔ ဒီ Introduction to Project Management နဲ႔ Project Management Methodology အေၾကာင္းကို ျပန္ေႏႊးၾကတာေပါ့ဗ်ာ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

သင္ခန္းစာ ျပန္လည္ေဆြးေႏြးျခင္း

Project  Management  ႏွင့္ပတ္သက္ သည့္ ေအာက္ေဖာ္ျပပါ ျပန္လည္  ေဆြးေႏြးမႈကို မိမိေလ့လာခဲ့သည့္ အတိုင္းအတာအတြက္ စစ္ေဆးၾကည့္ပါ။  ျပန္လည္ ေဆြးေႏြးျခင္းအတြက္ ေအာက္ေဖာ္ျပပါ အေမးအေျဖမ်ားကိုလည္း ေလ့လာၾကည့္ပါ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

1. Introduction to Project Management

Project Management requires the organization of three things: (1)………….…, (2)………….… and (3)………….… . Project managers are concerned with how to get a particular job done. The jobs, or projects, coordinated by project managers have set activities that are required to meet stated (4)………….… . The first documented Project Management techniques were in the early 1900s with the development of the (5)………….… chart method. The principles of Project Management were refined further in the 1950s with the development of the (6)………….… Path Method (CPM) and the Program (7)………….… and (8)………….… Technique (PERT).

Answers:

(1) people, (2) equipment, (3) procedures, (4) objectives, (5) GANTT, (6) Critical, (7) Evaluation, (8) Review

1. The Phases of Project Management

Project management is characterised by four specific stages. These distinct steps are: (1)………….…, Planning and (2)………….…, (3)………….… and, lastly, Monitoring and (4)………….… . During the Investigation phase the initial (5)………….… of the project takes place and goals and (6) ………….… are identified. At the end of this phase a project                    (7) ………….… is given to the project team or project manager. During the Planning and Design phase milestones and key time markers are identified to keep the project on (8) ………….… . It is also important during this phase to break the project into tasks or activities and to define the (9)………….…of each. The Production phase should provide a (10)………….… project, ready to be ‘handed over’ to clients. In the final phase of Project Management, the Evaluation and Monitoring phase, the (11)………….… of the project is assessed. The project is assessed based on (12) ………….… and (13) ………….…factors.

Answers:

(1) Investigation, (2) Design, (3) Production, (4) Evaluation, (5) commissioning, (6) aims, (7) brief, (8) schedule, (9) purpose, (10) completed, (11) success, (12) effectiveness, (13) efficiency

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Questions and Answers

1. What is the role of a Project Manager?

Project Managers concern themselves with how to get a particular job done. They organise people, equipment and procedures in an appropriate way to get a project completed in time and within budget.

2. Why are Project Management Techniques used by organisations?

Project Management Techniques ensure that organisational objectives and system objectives are met in a timely, accurate, relevant and complete way. They provide the adequate control of people, resources and procedures and clearly identify tasks that must be completed and the desired completion time.

3. When were the first Project Management Techniques documented?

The first documented techniques were in the early 1900s with the development of the GANTT chart method.

4. Project management methodology has four distinct phases. What are they?

Phase 1: Investigation, Phase 2: Planning and Design, Phase 3: Production,

Phases 4: Monitoring and Evaluation

5. What does Phase 1, the Investigation phase of Project Management, involve? Who undertakes this phase?

This phase involves the initial commissioning of the project, the identification of initial aims and goals and investigation into the possible way the project can be completed. The Investigation phase is undertaken by top-level management or strategic planners.

6. List four steps in Phase 2, the Planning and Design Phase of Project Management.

Choose from any of the following:

• Defining the exact purpose of the project and clearly defining goals
• Breaking the project into tasks or activities and defining the purpose of each
• Estimating the shortest and longest possible time required for each activity
• Identifying milestones and key time markers in the project that keep the project on schedule
• Determining the sequence of each activity and any constraints affecting the sequence
• Deciding which activities should be completed before others can commence
• Identifying activities that can be done simultaneously
• Assigning resources, people, materials and equipment to activities
• Costing of resources
• Drawing up a calendar of events

7. What does Phase 3, the Production Phase of Project Management involve?

This phases involves: providing resources, completing the set activities, monitoring, controlling and recording the progress of the project on a GANTT chart, comparing current progress to the planned schedule, updating and refining the schedule as required and monitoring resources to ensure there are no problems meeting the budget.

8. In the Evaluation and Monitoring phase of Project Management what questions might a Project Manager address?

The Project Manager might address issues of quality asking questions such as: How well it has the project met the objectives? Is the final quality of the product satisfactory? The Manager might also address issues of cost: Did the project stay within the budget specified? Lastly issues of time would be considered: Did the project finish on or before the specified date? Was it the shortest possible time for the project?

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

Project Management (Alison.com) – Part 2

Part 1 ကို ဒီမွာႏွိပ္ၿပီးဖတ္ပါ။

Part 1 တုန္းက Project Management အေၾကာင္းျခံဳၿပီးေျပာသြားတယ္။ Project Management ဆိုတာဘာလဲ၊ ဘယ္တုန္းကစေပၚတာလဲနဲ႔ Project Manager တစ္ေယာက္နဲ႔ Interview ထားတာကို ေျပာသြားတယ္။ Project တစ္ခုလုပ္ရင္ အခ်ိန္နဲ႔ေငြဟာအေရးႀကီးဆံုးထဲမွာပါတယ္ဆို မမွားႏိုင္ပါဘူး။ ဘယ္Project ျဖစ္ျဖစ္ပါ။ အဲ့ေနာက္မွာမွ Resources ေတြ၊ Constraints ေတြ၊ Activities ေတြနဲ႔ Procedure စတာေတြကို ထည့္ၿပီးစဥ္းစားရမွာအမွန္ပဲ။ Project Management အေၾကာင္းေလ့လာရင္ GANTT Chart, CPM, PERT စတဲ့ စကားလံုးေတြ မသိလို႔မရပါဘူး။ အဲ့ဒါေတြကိုလည္း ေနာက္ပိုင္းမွာ အမ်ားႀကီးေတြ႕ရဦးမွာပါ။ Interview မွာကေတာ့ Project Manager တစ္ေယာက္ ဘာေတြလုပ္၊ ဘာေတြသံုး၊ ဘာေတြျပႆနာေတြ႕တယ္ဆိုတာ သိရံု ေျပာျပထားတာေတြ႕ရပါတယ္။ ကဲ… Part 2 ကို ဆက္ေျခတက္ၾကရေအာင္ဗ်ာ။

Part 2 မွာေတာ့ Project Management Methodology ကို ရွင္းျပထားၿပီး Project တစ္ခုကို ဘယ္လို Phase ခြဲမလဲဆိုတာကို ေျပာျပထားပါတယ္။ ၿပီးေတာ့ အဲ့ Phase တစ္ခုခ်င္းစီကို အၾကမ္းဖ်င္း အဓိပၸာယ္ဖြင့္ျပထားတာ ေတြ႕ရမွာပါ။ ဆက္ေလ့လာၾကည့္ၾကရေအာင္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

02 – Project Management Methodology

Project Management နည္းပညာ (Methodology)

          IT resource ျပန္လည္သံုးသပ္ခ်က္တြင္ Project Management ၏အဆင့္ (phase) မ်ားကို ေဖာ္ျပ ထားသည္။ ပထမဦးဆံုးအေနႏွင့္ မည္သည့္ အဆင့္သည္ ကုန္က်စရိတ္အမ်ားဆံုးျဖစ္မည္ကို ႀကိဳတင္ သံုးသပ္ၾကည့္ပါ။ အဘယ့္ေၾကာင့္နည္း။ မည္သည့္အဆင့္သည္ ကုန္က်စရိတ္အသက္သာဆံုးျဖစ္မည္နည္း။ ေအာက္ေဖာ္ျပပါပံုကို အသံုးျပဳပါ။

          Project တစ္ခုကို Manage ျပဳလုပ္ရာတြင္ ထင္ရွားသည့္ အဆင့္အခ်ိဳ႕ ရွိပါသည္။ အဆင့္ခြဲပံုခြဲနည္း အမ်ိဳးမ်ိဳးရွိေပလိမ့္မည္။ သို႔ေသာ္ ျခံဳငံုၾကည့္ပါက ေအာက္ေဖာ္ျပပါအဆင့္မ်ား အတိုင္း ခြဲျခားႏိုင္ပါသည္။

Phase 1 – စံုစမ္းစစ္ေဆးျခင္း (Investigation)

Phase 2 – အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းႏွင့္ ဒီဇိုင္းေရးဆြဲျခင္း (Planning and Design)

Phase 3 – ထုတ္လုပ္မႈ (Production)

Phase 4 – ေစာင့္ၾကည့္စစ္ေဆးမႈႏွင့္ ဆန္းစစ္အကဲျဖတ္ျခင္း (Monitoring and Evaluation)

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္(၁) စံုစမ္းစစ္ေဆးျခင္း (Investigation)

          Project တစ္ခုကို သတ္မွတ္ၿပီးသည္ႏွင့္ ဆက္လုပ္ရန္ သင့္မသင့္ အက်ိဳးရွိ၊မရွိကို သိရွိႏိုင္ရန္ အတြက္ သုေသတနျပဳလုပ္ရန္ လိုပါသည္။

ဤအဆင့္တြင္

• ပဏာမ လုပ္ငန္းအပ္ႏွံျခင္း (Initial Comissioning)
• ပဏာမ ရည္မွန္းခ်က္ႏွင့္ ပန္းတိုင္ကို သိရွိေအာင္ ခြဲျခားသတ္မွတ္ျခင္း (Goals and Aims)
• Project ၿပီးေျမာက္ေစရန္ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မည့္ နည္းလမ္းမ်ားကို ေဖာ္ထုတ္စစ္ေဆးျခင္း

တို႔ပါဝင္ၿပီး အျမင့္ဆံုးစီမံခန္႔ခြဲႏိုင္သူမ်ား (Top Level Management) သို႔မဟုတ္ မဟာဗ်ဴဟာခ်မွတ္သူမ်ား (Strategic Planners) တို႔မွ ေဆာင္ရြက္ရပါလိမ့္မည္။

ဤအဆင့္မွ Project အဖြဲ႕ဝင္မ်ားႏွင့္ Project Manager တို႔ကို Project ႏွင့္ စပ္လ်ဥ္းသည္မ်ားကို အေသးစိတ္ အက်ဥ္းခ်ံဳး၍ အခ်က္အလက္မ်ား (Project Brief) ေပးပါလိမ့္မည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္(၂) အစီအစဥ္ခ်မွတ္ျခင္းႏွင့္ ဒီဇိုင္းေရးဆြဲျခင္း (Planning and Design)

          ဤအဆင့္သည္ ေနာက္ဆက္လာမည့္ အဆင့္မ်ားအတြက္ အေျခခံအုတ္ျမစ္ျဖစ္ေသာေၾကာင့္ အေရးပါလွပါသည္။ ဤအဆင့္၏အဓိကရည္ရြယ္ခ်က္မွာ လုပ္ငန္းတာဝန္မ်ားကို သတ္မွတ္ကာလႏွင့္ သတ္မွတ္ေငြေၾကးအတြင္း ၿပီးစီးႏိုင္ေစရန္ျဖစ္သည္။

 

ဤအဆင့္တြင္

• Project ကို တိက်စြာအဓိပၸာယ္သတ္မွတ္ရန္၊ မည္သည့္ရည္မွန္းခ်က္မ်ား ျပည့္မွီေစေရးကို အတိအက် သတ္မွတ္ရန္။
• Project ကို လုပ္ေဆာင္ရမည့္အပိုင္းမ်ား ၊ လုပ္ေဆာင္ရမည့္ တာဝန္မ်ားအျဖစ္ ခြဲေဝ သတ္မွတ္ေပးရန္။ (Break Project Into Tasks or Activities & Define Purpose of Each)
• အလုပ္တစ္ခုခ်င္းစီအတြက္ အနည္းဆံုးၾကာခ်ိန္ႏွင့္ အမ်ားဆံုးၾကာခ်ိန္ကို ခန္႔မွန္းရန္။
• Project ကို သတ္မွတ္ကာလအပိုင္းအျခားအတြင္း မည္သည့္လုပ္ငန္းမ်ား ၿပီးစီးရမည္ကို အခ်ိန္ အပိုင္းအျခားႏွင့္တြဲ၍ သတ္မွတ္ေပးရန္။ (Milestones & Key Time Markers To Keep Project on Schedule)
• လုပ္ငန္းေဆာင္ရြက္ရမည့္ အစဥ္ႏွင့္ ၄င္းအစဥ္ေပၚတြင္ သက္ေရာက္မႈရွိႏိုင္သည့္ ကန္႔သတ္ ခ်က္မ်ားကို ရွာေဖြေဖာ္ထုတ္ထားရန္။ ဥပမာ – ပထမလုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား ၿပီးေျမာက္မွသာ စတင္လာႏိုင္မည့္ကိစၥမ်ား၊ (သို႔မဟုတ္) သတ္မွတ္အရင္းအျမစ္ ရွိမွသာ စတင္ႏိုင္မည့္ လုပ္ငန္းေဆာင္တာမ်ား။

ဤအခ်က္တြင္

• မည္သည့္လုပ္ငန္းမ်ားသည္ အျခားလုပ္ငန္းမ်ား မစတင္မီ ႀကိဳတင္ၿပီးစီးေနရန္ လိုအပ္သည္ကို ဆံုးျဖတ္ခ်က္ခ်ျခင္း။
• ၿပိဳင္တူေဆာင္ရြက္ႏိုင္ေသာ လုပ္ငန္းမ်ားႏွင့္ အျခားလုပ္ငန္းအေပၚ မွီခိုေဆာင္ရြက္ရန္ လိုေသာ လုပ္ငန္းမ်ားကို ခြဲျခားသတ္မွတ္ျခင္း။
• အရင္းအျမစ္၊ လူအင္အား၊ ကုန္ၾကမ္းပစၥည္း၊ စက္ပစၥည္းမ်ားကို ခြဲေဝသတ္မွတ္ေပးျခင္း။
• အရင္းအျမစ္မ်ား၏ ကုန္က်စားရိတ္ကို ခန္႔မွန္းတြက္ခ်က္ျခင္း။
• ျပကၡဒိန္ေပၚတြင္ ရက္စြဲႏွင့္ ျဖစ္စဥ္မ်ားအတြက္ ႀကိဳတင္ခ်မွတ္ျခင္း။

တို႔ပါဝင္ေပလိမ့္မည္။

ဤအဆင့္၏အဆံုးသတ္၌ရရွိမည့္ ရလဒ္တြင္

• စီမံအုပ္ခ်ဳပ္ေရးအဖြဲ႕ ျပန္လည္သံုးသပ္ရန္ Project Plan
• GANTT Chart
• PERT Diagram, including a Critical Path, or a Network Diagram

တို႔ပါဝင္မည္ ျဖစ္သည္။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္(၃) ထုတ္လုပ္မႈ (Production)

ဤအဆင့္သို႔ ေရာက္ရွိလာၿပီဆိုပါလွ်င္ စီမံခ်က္ကို လက္ေတြ႕အေကာင္အထည္ေဖာ္ ေဆာင္ရြက္ကာ လုပ္ငန္းစတင္ လည္ပတ္ေနၿပီျဖစ္သည္။ လုပ္ငန္းၿပီးဆံုးေအာင္ေဆာင္ရြက္ကာ ဝယ္ယူသူ (Clients) ၏ လက္ထဲသို႔ အဆင္သင့္လႊဲေျပာင္းေပးႏိုင္ရန္ ဤအဆင့္တြင္ ေဆာင္ရြက္ရသည္။ တစ္နည္းဆိုရေသာ္ ဤအဆင့္ၿပီးဆံုးခ်ိန္တြင္ လုပ္ငန္းသည္လည္း ၿပီးစီးေအာင္ျမင္ရမည္ျဖစ္သည္။ (Provide Completed Project, Ready To Be Handed Over To Client)

ဤအဆင့္တြင္

• အရင္းအျမစ္မ်ား ခ်ထားေပးျခင္း။
• လုပ္ငန္းမ်ား အၿပီးသတ္ ေဆာင္ရြက္ျခင္း။
• ေစာင့္ၾကပ္ၾကည့္ရႈျခင္း၊ ႀကီးၾကပ္ကြပ္ကဲျခင္း၊ Project ၏ ေဆာင္ရြက္မႈအဆင့္ဆင့္ကို GANTT Chart ေပၚတြင္ မွတ္တမ္းတင္ျခင္း။
• ႀကိဳတင္ေရးဆြဲထားသည္ အစီအစဥ္ႏွင့္ လက္ရွိလုပ္ငန္းၿပီးစီးမႈ အတိုင္းအတာကို သတ္မွတ္ခ်ိန္ႏွင့္ ျပန္လည္တိုက္၍စစ္ေဆးျခင္း။
• ၿပီးစီးမႈအခ်ိန္ဇယားကို လက္ရွိအေျခအေနႏွင့္ ကိုက္ညီမႈ ရွိေစရန္ ျပန္လည္သံုးသပ္ ေရးဆြဲျခင္း။
• အရင္းအျမစ္မ်ားကို အေလအလြင့္မရွိေစရန္ ေစာင့္ၾကည့္စစ္ေဆးျခင္း၊ သတ္မွတ္ကုန္က်စရိတ္ ထက္ ပိုမိုကုန္က်မႈမရွိေစရန္ ထိန္းသိမ္းျခင္း။
• သတ္မွတ္ရည္မွန္းခ်က္ႏွင့္ အခ်ိန္ကိုက္ညီမႈရွိေစရန္ ေဆာင္ရြက္ျခင္း။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

အဆင့္ (၄) ေစာင့္ၾကည့္စစ္ေဆးမႈႏွင့္ ဆန္းစစ္အကဲျဖတ္ျခင္း (Monitoring and Evaluation)

As part of the evaluation and monitoring phase of Project Management the project team is decommissioned or reassigned new tasks.

          ဤအဆင့္၏အစပိုင္းသည္ Project ကို လႊဲေျပာင္းလက္ခံျခင္းပင္ ျဖစ္သည္။ Project တစ္ခုသည္ ပံုေသအားျဖင့္ ပစၥည္းတစ္ခုသာ ေနာက္ဆံုးရလဒ္အျဖစ္ ထြက္လာမည္ဟု တသမတ္တည္း သတ္မွတ္ ႏိုင္လိမ့္မည္ မဟုတ္ေပ။ မည္သို႔ပင္ဆိုေစကာမူ ဤအဆင့္သို႔ ေရာက္လွ်င္ Project ၏ ရည္မွန္းခ်က္ ျပည့္မွီၿပီး ျဖစ္ရမည္။

Project ကို မိမိတို႔ေဖာက္သည္ဆီသို႔ လႊဲေျပာင္းၿပီးသည့္အခါတြင္ Project အဖြဲ႕တစ္ခုလံုးကို ပယ္ဖ်က္သည္ျဖစ္ေစ၊ လုပ္ငန္းအသစ္ ေျပာင္းေရြ႕သတ္မွတ္ေပးသည္ျဖစ္ေစ၊ အျခား Project အဖြဲ႕မ်ားႏွင့္ တြဲဖက္ေပးသည္ျဖစ္ေစ၊ ေဆာင္ရြက္ေလ့ရွိသည္။ အခ်ိဳ႕အဖြဲ႕ဝင္မ်ားမွာမူ ေစာင့္ၾကည့္ျခင္းႏွင့္ လုပ္ငန္း အဆံုးသတ္ျခင္း၊ သို႔မဟုတ္ ၿပီးစီးေရး လုပ္ငန္းမ်ားေစာင့္ၾကပ္ၾကည့္ရႈရာတြင္ အေထာက္အကူျပဳရန္ ဆက္လက္တာဝန္ယူရသည္။

ဤေနရာသို႔ေရာက္ရွိလာသည့္အခါ Project ၏ေအာင္ျမင္မႈကို စီမံခန္႔ခြဲမႈအပိုင္းမွ အကဲျဖတ္ မည္ျဖစ္သည္။ (Success of Project is Assessed). ဤသို႔အကဲျဖတ္ေဆာင္ရြက္ျခင္းကို လိုအပ္ခ်က္အရ ထိေရာက္မႈရွိျခင္း (Elements of Efficiency) ႏွင့္ ထိေရာက္မႈအပိုင္း (Effectiveness) ေပၚမူတည္၍

• အရည္အေသြး (Quality)

ရည္မွန္းခ်က္ ျဖည့္ဆည္းႏိုင္မႈ အေျခအေနႏွင့္ ေနာက္ဆံုးထြက္ကုန္၏ အရည္အေသြးကို အကဲျဖတ္ျခင္း။

• ကုန္က်စရိတ္ (Cost)

ခန္႔မွန္းထားသည့္ အရင္းအျမစ္ကိုသာ အသံုးျပဳ၍ ခန္႔မွန္း ကုန္က်စရိတ္ အတြင္း Project ကိုေအာင္ျမင္ခဲ့မႈ ရွိ၊မရွိ စစ္ေဆးျခင္း။

• အခ်ိန္ (Time)

သတ္မွတ္ကာလ သတ္မွတ္ရက္အတြင္ Project ၿပီးဆံုးမႈ ရွိ၊မရွိ ႏွင့္ အျဖစ္ႏိုင္ဆံုး Project အတြက္ အနည္းဆံုးၾကာခ်ိန္ အတြင္း ၿပီးစီးမႈရွိ၊ မရွိဆန္းစစ္ျခင္း။

• အခ်ိန္ႏွင့္ တေျပးညီေဆာင္ရြက္ႏိုင္ျခင္း (Timeliness)

စီစဥ္ခဲ့သည့္ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားကို အခ်ိန္ႏွင့္ တေျပးညီေဆာင္ရြက္ႏိုင္ခဲ့မႈ အတိုင္းအတာ မည္မွ် ရွိခဲ့သည္ကို စစ္ေဆးျခင္း။

• တိက်မွန္ကန္မႈ (Accuracy)

ထုတ္လုပ္ခဲ့သည့္ ထြက္ကုန္တြင္ အမွားပါဝင္ခဲ့ျခင္း ရွိ၊မရွိ။

• ထိုက္သင့္ေလ်ာ္ညီမႈ (Relavance)

ဝယ္သူ၏ လုိအပ္ခ်က္မ်ားသာ ထြက္ကုန္/project တြင္ ပါဝင္မႈရွိသည့္ အတိုင္းအတာ။

• ၿပီးျပည့္စံုမႈ (Completeness)

ဝယ္ယူသူအလုပ္ၿပီးေျမာက္ႏိုင္မည့္၊ ဆံုးျဖတ္ခ်က္ခ်ႏိုင္မည့္၊ အသံုးဝင္မည့္၊ လိုအပ္သည့္ အရာအားလံုး ပါဝင္ျခင္း ရွိ၊မရွိ။

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××