ကဲ Project Management အေၾကာင္း သိသင့္သေလာက္သိၿပီးၿပီ။ အခုဒီအပိုင္းမွာေတာ့ ကၽြန္ေတာ္အျမင္အရေျပာရရင္ ကၽြန္ေတာ္တို႔ႏိုင္ငံမွာ စနစ္တက်မလုပ္ႏိုင္ေသးတဲ့ ေသခ်ာမလုပ္ႏိုင္ေသးဘူးလို႔ထင္တဲ့ Project Management အတြက္ အေရးႀကီးတဲ့က႑တစ္ခုျဖစ္တဲ့ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုျခင္းအေၾကာင္း ရွင္းသြားမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဆက္လက္ေလ့လာၾကည့္ၾကတာေပါ့ဗ်ာ။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
04 – Project Management Documentation
စာရြက္စာတမ္းျပဳစုျခင္း (Documentation)
Network Administrator တစ္ဦးျဖစ္သည့္ Phil Wales သည္ 3RRR အတြက္ Network Information System ကို ျပင္ဆင္ေပးစဥ္ ျပႆနာႏွင့္ ရင္ဆိုင္ခဲ့ရသည္။ ႀကံဳေတြ႕ရသည့္ ျပႆနာ၏ တစ္စိတ္တစ္ေဒသမွာ ၄င္းNetwork ျပင္ဆင္စဥ္က စာရြက္စာတမ္းျပဳစုမွတ္သားခဲ့ျခင္း မရွိသည့္အတြက္ေၾကာင့္လည္း ပါဝင္သည္။ စာရြက္စာတမ္းမ်ား၏ အေရးပါမႈကို Video တြင္ ၾကည့္ရႈႏိုင္ပါသည္။
သတင္းအခ်က္အလက္စနစ္မ်ား (Information System) ေအာင္ျမင္မႈအတြက္ စာရြက္ စာတမ္းျပဳစုျခင္းသည္ အလြန္အေရးပါသည္။ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုထားျခင္းအားျဖင့္ စနစ္တစ္ခု၏ အၾကမ္းဖ်င္း စြမ္းေဆာင္ႏိုင္မႈႏွင့္ညႊန္ၾကားခ်က္မ်ားကို ထိုစနစ္ႏွင့္အျပန္အလွန္ ခ်ိတ္ဆက္အသံုးျပဳ မည္သူမဆို သိရွိႏိုင္ေစမည္။ ဤစာရြက္စာတမ္းမ်ားတြင္ လမ္းညႊန္မႈမ်ား၊ အသံုးျပဳနည္းမ်ား၊ လုပ္ေဆာင္ရမည့္အခ်က္မ်ား၊ (Specific Procedures Which Must Be Followed) ေလ့က်င့္မႈအေထာက္အကူမ်ား (Training Material) (သို႔မဟုတ္) မွီျငမ္းစရာမ်ား (Reference Material) လည္း ပါဝင္ေပလိမ့္မည္။ စာရြက္စာတမ္း အေထာက္အကူေကာင္းမ်ား မရွိသည့္အခါ အသံုးျပဳသူမ်ားသည္ ယက္ကန္ယက္ကန္၊ စမ္းတဝါးဝါးျဖစ္ေနမည္ျဖစ္ၿပီး စနစ္အသစ္မွရရွိႏိုင္မည့္ အက်ိဳးအျမတ္မ်ား၊ ထိေရာက္မႈအပိုင္းမ်ားကို သိရွိႏုိင္မည္ မဟုတ္ပါ။
CitySearch (www.citysearch.com.au) မွ Procedures Manager Sunita Marar ႏွင့္ ေတြ႕ဆံုေမးျမန္းခ်က္ကို ေအာက္တြင္ဖတ္ရန္။ အလ်င္အျမန္ႏွင့္ အၿမဲတေစေျပာင္းလည္းေနသည့္ ပတ္ဝန္းက်င္ျဖစ္သည့္ Internet ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ စာရြက္စာတမ္းမ်ား၏ လိုအပ္ခ်က္ကို Marar မွရွင္းျပထားပါသည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
အလ်င္အျမန္ႏွင့္ အၿမဲေျပာင္းလည္း ေနသည့္ ပတ္ဝန္းက်င္ျဖစ္သည့္ Internet ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ စာရြက္စာတမ္းမ်ား၏ အေရးပါမႈ ကို City Search ၏ Business Communications Manager ၊ Sunita Marar ၏ ေတြ႕ရွိခ်က္
ေမး – ခင္ဗ်ား ဘယ္သူ႔အတြက္အလုပ္လုပ္ရၿပီး အဲ့ကုမၸဏီမွာ ခင္ဗ်ားပါဝင္ရတဲ့ အခန္းက႑ကို ေျပာျပေပးပါ။
ေျဖ – CitySearch.com.au ဆိုတာက အြန္လိုင္းေပၚက ၾသစေၾတးလ်ႏိုင္ငံမွာရွိတဲ့ ၿမိဳ႕လမ္းညႊန္ဝန္ေဆာင္မႈ၊ စီးပြားေရးႏွင့္ပြဲလမ္းမ်ားစာရင္းကို လမ္းညႊန္ေပးတဲ့ဝန္ေဆာင္မႈမ်ိဳးပါ။ ကၽြန္ေတာ္ကေတာ့ စီးပြားဆက္ဆံေရးမန္ေနဂ်ာ (Business Communications Manager) အေနနဲ႔ တာဝန္ယူထားၿပီး ကုမၸဏီရဲ႕ ႏိုင္ငံတြင္း ေဆာင္ရြက္သည့္ ကုမၸဏီမူဝါဒ (Company Policy)၊ ထုတ္ကုန္လမ္းညႊန္မႈ (Product Directory) ႏွင့္ စံညႊန္းအတိုင္းလည္ပတ္ေနသည့္ လုပ္ထုံးလုပ္နည္း (Standard Operating Procedures) စတဲ့လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားရဲ႕ စာရြက္စာတမ္းကိစၥရပ္ေတြကို တာဝန္ယူ စီမံကိုင္တြယ္ရပါတယ္။ ဥပမာ – အထက္စီမံအုပ္ခ်ဳပ္သူတို႔က ေဖာက္သည္ရဲ႕အခ်က္အလက္ေတြကို ဝန္ထမ္းေတြ ဘယ္လိုနည္းနဲ႔ မွတ္တမ္းတင္တယ္ဆိုတာကို ေျပာင္းေစခ်င္တဲ့အခါ အဲ့လုပ္ငန္းစဥ္ကို ကၽြန္ေတာ္ကူညီေပးရပါတယ္။ ဒီေျပာင္းလဲမႈနဲ႔ဆက္စပ္သည့္ စီးပြားေရးတာဝန္ရွိသူတစ္ဦးခ်င္းနဲ႔ထိေတြ႕ဖို႔၊ သူတို႔ရဲ႕လိုအပ္ခ်က္မ်ားကို ရွာေဖြဖို႔၊ လုပ္ငန္းကို ဘယ္လိုအက်ိဳးရွိရွိ ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မလဲဆိုတာနဲ႔ စာရြက္စာတမ္း ျပဳလုပ္တဲ့လုပ္ငန္းစဥ္ေတြကို လုပ္ေဆာင္ေပးရတာပါ။
ေမး – အခ်က္အလက္စနစ္အသစ္ေတြ အေကာင္အထည္ေဖာ္တဲ့အခါ(အင္တာနက္ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ ဒါဟာမၾကာခဏႀကံဳရမယ္လို႔ထင္ပါတယ္) ဒီစနစ္ရဲ႕လုပ္ငန္းစဥ္ ေတြကို မွတ္တမ္းတင္၊ စာရြက္စာတမ္း ျပဳလုပ္ဖို႔က ဘာလို႔အေရးႀကီးတယ္လို႔ထင္ပါသလဲ။
ေျဖ – စာရြက္စာတမ္းမျပဳလုပ္ထားဘူးဆိုခဲ့လို႔ရွိရင္ စနစ္အသစ္ကို အသံုးျပဳတဲ့သူေတြဟာ ၄င္းစနစ္ကို အက်ိဳးရွိရွိအသံုးခ်ႏိုင္မွာမဟုတ္ပါဘူး။ လုပ္ငန္းစဥ္ တစ္ခုစီအတြက္ ရွင္းလင္းလြယ္ကူတဲ့ လမ္းညႊန္ခ်က္ေတြ ပါရွိတဲ့စာရြက္စာတမ္းမ်ားျပဳလုပ္ထားမွသာ လူတိုင္းဟာ ဘယ္ေနရာမွာဘာလုပ္ရမလဲဆိုတာ တာဝန္အေနနဲ႔ သိရွိၿပီး အလုပ္ျမန္ျမန္ၿပီးေျမာက္ႏိုင္မွာေပါ့။
ေမး – ခင္ဗ်ား City Search အတြင္း ဆက္သြယ္မႈနည္းလမ္း အေျမာက္အမ်ားကို ကိုင္တြယ္ရတယ္ေနာ္။ ဘယ္လို မွတ္တမ္းနည္းလမ္းေတြကို အသံုးျပဳၿပီး ဘယ္သူေတြအတြက္ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုေပးရတာပါလဲ။
ေျဖ – စီးပြားဆက္ဆံေရးအဖြဲ႕က လူအမ်ားအျပားအတြက္ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုရပါတယ္။ အဲ့လူေတြထဲမွာ CitySearch မွ ဝန္ထမ္းေတြ၊ CitySearch ရဲ႕ ေဖာက္သည္မ်ား၊ CitySearch Website ကို အသံုးျပဳသူတဲ့သူေတြတို႔ပါဝင္ပါတယ္။ ဥပမာအေနနဲ႔ ထုတ္ကုန္အခ်က္အလက္နဲ႔ သတင္းေတြ (Product Information) ၊ CitySearch site တြင္ေမးေလ့ေမးထရွိသည့္ ေမးခြန္မ်ား (Frequently Asked Questions)၊ ေကာ္ပေရးရွင္း၏ လက္ကမ္းစာေစာင္မ်ား (Corporate Brochures)၊ စနစ္လက္စြဲစာအုပ္ (System Manuals) ႏွင့္ ေပၚလစီ (Policy)၊ လမ္းညႊန္ခ်က္မ်ားႏွင့္ ကုမၸဏီတြင္း Intranet စံခ်ိန္စံညႊန္းမ်ား (Guidelines and Standards) တို႔ပါဝင္မွာေပါ့။
ေမး – CitySearch ကြန္ရက္ကအသံုးျပဳေနတဲ့ နည္းပညာဆိုင္ရာ သတင္းအခ်က္အလက္မ်ား၊ ပရိုဂရမ္ကုဒ္မ်ားကိုေရာ ခင္ဗ်ား စာရြက္စာတမ္းျပဳစုရပါသလား။
ေျဖ – မလုပ္ရပါဘူး။ ဒီအခ်က္အလက္ေတြကိုေတာ့ CitySearch ရဲ႕ IT ဌာနခြဲမွ ပရိုဂရမ္မာမ်ားကသာ ေရးသားၾကပါတယ္။ ဒီဌာနနဲ႔ေတာ့ ကၽြန္ေတာ္ဟာ အသံုးျပဳအေထာက္အကူစာရြက္စာတမ္းေတြရရွိဖို႔နဲ႔ စနစ္သစ္ရဲ႕ အခ်က္အလက္မ်ားကိုရဖို႔ Developer ေတြနဲ႔ ခ်ိတ္ဆက္အလုပ္လုပ္ကိုင္ရပါတယ္။
ေမး – စနစ္ေျပာင္းလဲမႈမ်ားအတြက္ CitySearch မွာ ဘယ္လို မွတ္တမ္းတင္ပါသလဲ။ ဘယ္လို မွတ္တမ္းတင္နည္းမ်ိဳးေတြကို အသံုးျပဳပါသလဲ။
ေျဖ – စနစ္နဲ႔လုပ္ေဆာင္နည္းေတြဟာ မၾကာခဏေျပာင္းေလ့ရွိတဲ့အတြက္ စာရြက္မ်ားေပၚမွာ မွတ္တမ္းတင္မႈကို တတ္ႏိုင္သမွ်ေလွ်ာ့ခ်ပါတယ္။ လုပ္ငန္းအပိုင္းအျခားအလိုက္ လုပ္ေဆာင္မႈ စံႏႈန္း လမ္းစဥ္မ်ားကို မွတ္တမ္း တင္ၿပီး ဝန္ထမ္းအားလံုး ၾကည့္ရႈႏိုင္ရန္ Intranet ေပၚတင္ေပးပါတယ္။
ေမး – ခင္ဗ်ား လုပ္ခဲ့တဲ့ ျပည့္စံုတဲ့ မွတ္တမ္းတင္မႈ လုပ္ငန္းစဥ္ CitySearch မွာ မရွိခဲ့ဘူးဆိုရင္ ဘာျဖစ္မယ္လို႔ထင္ပါသလဲ။
ေျဖ – အင္တာနက္ကုမၸဏီတစ္ခုအတြက္ ေျပာင္းလဲေနျခင္းဟာ အစိတ္အပိုင္းတစ္ခုပါ။ လုပ္ေဆာင္ပံုနဲ႔ နည္းပညာေျပာင္းလဲေနျခင္းကို ကုမၸဏီကဝန္ထမ္းအားလံုး အခ်ိန္ႏွင့္တေျပးညီသိရွိဖို႔ အလြန္ အေရးႀကီးလွပါတယ္။ ကၽြႏု္ပ္တို႔ ဝန္ထမ္းေတြ ဒီေပၚလစီနဲ႔ လုပ္ေဆာင္နည္းေတြကို ျမန္ျမန္ဆန္ဆန္ မသိႏိုင္ဘူးဆိုရင္ စနစ္ေဟာင္းနဲ႔စနစ္သစ္ ႏွစ္ေထြေရာကုန္မွာပါ။ ၿပီးျပည့္စံုတဲ့ စာရြက္စာတမ္းနဲ႔ မွတ္တမ္းတင္မႈမ်ိဳး ရွိမွသာလွ်င္ အလုပ္ကိုအက်ိဳးရွိရွိနဲ႔ လ်င္လ်င္ျမန္ျမန္ေဆာင္ရြက္ႏိုင္မွာပါ။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
မွတ္တမ္းတင္နည္း အမ်ိဳးအစားမ်ား (Types of Documentation)
မွတ္တမ္းတင္ စာရြက္စာတမ္းျပဳစုနည္းမ်ားသည္ အသံုးျပဳပံုမတူညီသည့္ အသံုးျပဳသူမ်ား၏ လိုအပ္ခ်က္အရ ပံုစံအမ်ိဳးမ်ိဳးျဖင့္ေတြ႕ရတတ္သည္။ ဥပမာ – ကၽြမ္းက်င္သူ (Technician) အတြက္ျပဳလုပ္ ထားသည့္ မွတ္တမ္းမ်ိဳးသည္ အခ်က္အလက္ျဖည့္သြင္းသူ (Data Entry Operator) အတြက္မွတ္တမ္းႏွင့္ တူညီမည္မဟုတ္ပါ။ အဘယ့္ေၾကာင့္ဆိုေသာ္ ၄င္းတို႔၏အဆင့္ႏွင့္ လုပ္ကိုင္ရသည့္ လုပ္ငန္း၊ လိုအပ္သည့္ ဗဟုသုတခ်င္း မတူညီၾက၍ျဖစ္သည္။ မည္သည့္ေျဖရွင္းနည္းအတြက္မဆို ေျဖရွင္းသည့္ ကာလတစ္ေလွ်ာက္ မွတ္တမ္းမ်ားျပဳလုပ္ၾကသည္။ ထိုမွတ္တမ္းမ်ားတြင္ လက္ရွိ Developer မ်ား၊ သံုးစြဲသူမ်ားအျပင္ ေနာင္အသံုးျပဳမည့္သူမ်ားအတြက္ပါ အခ်က္အလက္မ်ား မွတ္သားထားသည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
Program မွတ္တမ္းမ်ား (Program Documentation)
Software တစ္ခုအတြက္ အေျဖရွာရာ၌ Developer (သို႔) Programmer မ်ားသည္ အဆင့္ တစ္ခုခ်င္းစီအတြက္ မွတ္တမ္းတင္ရေပသည္။ Software တစ္ခုကို နည္းပညာ အခ်က္အလက္ (Technical Documentation) မ်ားက အေထာက္အကူေပးရမည္။ သို႔မွသာ ေနာင္တြင္ ျပန္လည္ျပင္ဆင္ေရးဆြဲမည့္ Programmer မ်ားမွ ကုဒ္ကို မွန္ကန္စြာ ျပင္ဆင္ႏိုင္ေပလိမ့္မည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
စနစ္ႏွင့္ နည္းပညာဆိုင္ရာ မွတ္တမ္းမ်ား (System and Technical Documentation)
စနစ္တစ္ခုကို ဖြံၿဖိဳးေအာင္ ျပဳလုပ္ခဲ့သည့္ လုပ္ငန္းစဥ္မ်ားကို စနစ္မွတ္တမ္းမ်ားအျဖစ္ ျပဳစုထားၾကသည္။ ဤေနရာတြင္ အခ်က္အလက္ အဘိဓာန္ (Data Dictionaries), အခ်က္အလက္ စီးဆင္းသည့္ လမ္းေၾကာင္းျပပံုမ်ား (Data Flow Diagrams), ကြန္ယက္ျပပံုမ်ား (Network Diagrams) ႏွင့္ အျခားစနစ္ ဖြံ႕ၿဖိဳးေအာင္ လုပ္ခဲ့သည့္ လုပ္ငန္းစဥ္တစ္ေလွ်ာက္ ေရးဆြဲခဲ့သည့္ ဒီဇိုင္းအခ်က္အလက္ မွတ္တမ္းမ်ားလည္း ပါဝင္ပါသည္။ အသံုးျပဳခဲ့သည့္ ပစၥည္းအားလံုးကို မွတ္တမ္းတင္ၿပီး၊ နည္းပညာဆိုင္ရာ လုပ္ငန္းစဥ္အားလံုးကိုလည္း ေနာင္အခါတြင္ အသံုးျပဳႏိုင္ေစရန္ မွတ္တမ္း တင္ထားရမည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္း (User Documentation)
အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္း (User Documentation) ဆိုသည္မွာ စနစ္၊ Software (သို႔) Hardware ကို အသံုးျပဳသည့္သူမ်ားကို အေထာက္အကူျပဳမည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားကို ဆိုလိုသည္။ အမ်ားအားျဖင့္ စာရြက္စာတမ္းအေနႏွင့္ေသာ္၄င္း (Normally Consists of A Set of Paper Based)၊ Online အေထာက္အကူျပဳ အသံုးျပဳနည္း (သို႔) အသံုးျပဳသူအတြက္ အကူအညီေပးမႈမ်ား (Online Facilities to Train or Help The User) ပါဝင္သည္။ ၄င္းတို႔တြင္ သင္ၾကားပို႔ခ် အသံုးျပဳနည္းစာအုပ္မ်ား (Training Manuals)၊ အဆင့္ဆင့္လုပ္ေဆာင္ပံုညႊန္ၾကားခ်က္မ်ား (Procedure Guides)၊ ေမးေလ့ေမးထရွိသည့္ေမးခြန္ႏွင့္အေျဖမ်ား (Quick Help Cards and FAQ) လည္း ပါဝင္ႏိုင္သည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္း (Paper Based Documentation)
စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္းမ်ားသည္ အစဥ္အလာသံုးစြဲခဲ့သည့္ အသံုးျပဳသူမွတ္တမ္းပံုစံ တစ္မ်ိဳးပင္ျဖစ္သည္။ ၄င္းမွတ္တမ္းမ်ားတြင္ သင္၏စာအုပ္ဆိုင္၊ စာၾကည့္တိုက္ ကြန္ျပဴတာဌာန၌ ေတြ႕ေနၾကျဖစ္သည့္ လက္စြဲစာအုပ္မ်ား၊ ရည္ညႊန္းစာအုပ္မ်ား ပါဝင္သည္။ စနစ္တစ္ခုအတြက္ ရံုးတြင္းပံုႏွိပ္ထုတ္ေဝထားသည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားလည္း ပါဝင္ပါသည္။ အသံုးျပဳသူလက္စြဲစာေစာင္မ်ားမွာ စကၠဴအေျချပဳမွတ္တမ္းမ်ားအျဖစ္ အေတြ႕ျမင္ရဆံုးျဖစ္သည္။ ၄င္းတို႔တြင္ သင္ၾကားမႈပံုစံမ်ား၊ အလုပ္ၿပီးေျမာက္ေစရန္ အသံုးျပဳသူက ပံုမွန္လုပ္ေဆာင္ရမည့္အခ်က္မ်ား ပါဝင္သည္ကို ေတြ႕ရမည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
အီလက္ထေရာနစ္ မွတ္တမ္းမ်ား (Electronic Documentation)
လြန္ခဲ့သည့္ႏွစ္အနည္းငယ္ကစၿပီး အသံုးျပဳသူ/ဝန္ထမ္းမ်ားအတြက္ အလုပ္ၿပီးေျမာက္ေစရန္ အေထာက္အကူျပဳသည့္ စာရြက္စာတမ္းမ်ားကို အီလက္ထေရာနစ္မွတ္တမ္းမ်ားအျဖစ္ ေရပန္းစား ေတြ႕ရွိရသည္။ Software Packages အမ်ားစုသည္လည္း ယခုအခါ လက္စြဲစာေဆာင္မ်ားကို ပံုႏွိပ္အျပင္ အီလက္ထေရာနစ္ပံုစံႏွင့္ပါ ေစ်းကြက္အတြင္း ဝင္ေရာက္လာသည္။ အလြယ္တကူ ရွာေဖြႏိုင္သည့္ အခ်က္အလက္စုေဆာင္းမႈႏွင့္ အမ်ိဳးစံုလင္သည့္အစိတ္အပိုင္းမ်ား၏ အားသာမႈကို အီလက္ထေရာနစ္မွတ္တမ္းမ်ား က အသံုးခ်ထားသည္။ အခ်ိဳ႕ Package မ်ားတြင္ CD-ROM မ်ား ျဖင့္ ေတြ႕ရၿပီး Software (သို႔) Hardware လုပ္ေဆာင္မႈမ်ားႏွင့္ အသံုးျပဳသူအကၽြမ္းတဝင္ရွိေစရန္ ကူညီေပးသည္။ ဤသို႔က်ယ္ျပန္႔စြာေတြ႕ရျခင္းမွာ ယင္းမွတ္တမ္းမ်ားသည္ အခ်ိန္မေရြး၊ ေနရာမေရြး၊ ကြန္ျပဴတာႏွင့္ အလြန္တကူ ဖတ္ရႈႏိုင္ျခင္းေၾကာင့္လည္း ျဖစ္ေပမည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
အျခား မီဒီယာျဖင့္ မွတ္တမ္းမ်ား (Other Media for Documentation)
မွတ္တမ္းမ်ားကို အျခားနည္းလမ္းမ်ားႏွင့္လည္း ေတြ႕ႏိုင္မည္။ ၄င္းတို႔သည္ အသံုးျပဳသူႏွင့္ ထိုသူတို႔၏ လိုအပ္ခ်က္မ်ားကို ျဖည့္စည္းေပးႏိုင္ေပသည္။ ဥပမာ – သင္တန္းပို႔ခ်မႈ ဗီဒီယိုမ်ား၊ Website မ်ား သည္လည္း အသံုးျပဳသူအတြက္ အေထာက္အကူ ရရွိႏိုင္ေပမည္။
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
Htike Aung Kyaw's Blog 